Ein Einkaufsleiter ist verantwortlich für die Entwicklung und Umsetzung der Unternehmenspolitik, die fachkundige Beratung bei allen Einkaufs- und Vertragsentscheidungen, die Verhandlung großer Einkäufe und die Reaktion auf alle Ansprüche im Zusammenhang mit Vertragsrechtsverletzungen. Beschaffung ist ein anderer Begriff für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Der Einkaufsleiter berichtet in der Regel an den Finanzvorstand oder Controller, was normalerweise bedeutet, dass die Abteilung als Teil der Finanzdienstleistungen angesehen wird.
Die empfohlene Ausbildung zum Einkaufsleiter umfasst eine vierjährige postsekundäre Ausbildung in Betriebswirtschaft, Rechnungswesen oder Einkauf. Die Rolle des Beschaffungsdirektors wird in der Regel nach mindestens 10 Jahren Berufserfahrung als Beschaffungsbeauftragter oder -manager erreicht. Es gibt mehrere Beschaffungsverbände, die Kandidaten eine zusätzliche Ausbildung und eine Berufsbezeichnung anbieten. Diese Bezeichnungen variieren je nach Bundesland und werden aufgrund einer Kombination aus Ausbildung und Erfahrung vergeben.
Die Hauptverantwortung eines Einkaufsleiters ist strategisch und Governance-bezogen. Von ihm oder ihr wird erwartet, dass er eine Reihe von Richtlinien und Verfahren definiert, die die Grundlage für alle Interaktionen zwischen dem Unternehmen und den Lieferanten bilden. Die Stufen der internen Genehmigungen, der Erteilung von Bestellungen, der Geschäftsbedingungen und einer Reihe verwandter Elemente werden vom Einkaufsleiter festgelegt.
Das Vertragsrecht ist ziemlich kompliziert und ein großer Teil davon bezieht sich direkt auf die Verträge „A“ und „B“. Diese beiden Vertragsarten werden verwendet, um die anfängliche mündliche Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer und die endgültige schriftliche Vereinbarung zu erläutern. Beide sind rechtsverbindlich, und die zwischen diesen beiden Daten stattfindenden Maßnahmen und Kommunikationen sind für jeden Streitbeilegungsprozess von entscheidender Bedeutung. Es liegt in der Verantwortung des Einkaufsleiters, über die neuesten rechtlichen Entscheidungen auf dem Laufenden zu sein und das Unternehmen auf der Grundlage dieser Informationen fachkundig zu beraten.
Große Käufe werden in der Regel vom Direktor im Namen des Unternehmens ausgehandelt. Bei diesen Verhandlungen handelt es sich in der Regel um mehrjährige Verträge mit einem erheblichen Dollarwert. Der Direktor ist dafür verantwortlich, sich mit internen Ressourcen zu treffen, um deren Anforderungen zu ermitteln, Budget, Zeitplanung, Liefertermine und alle anderen Punkte zu besprechen, die in den Vertrag aufgenommen werden müssen. Je nach Branche hat der Einkaufsleiter bei großen Verträgen möglicherweise keine endgültige Unterschriftsberechtigung. Die Organisationsstruktur kann die endgültige Genehmigung eines jeden Vertrages durch einen Vorstand, Finanzchef oder Unternehmenspräsidenten erfordern.
Bei geschäftlichen Streitigkeiten im Zusammenhang mit Verträgen oder Käufen ist der Einkaufsleiter für die Erstprüfung verantwortlich. Viele Streitigkeiten können durch geschickte Verhandlungen beigelegt werden, bevor sie zu einer rechtlichen Angelegenheit werden. Alle Klagen, die sich auf das Vertragsrecht beziehen, werden vom Einkaufsleiter auf Eingaben und Kommentare geprüft, bevor sie vom Anwalt der Kanzlei geprüft werden.