Die verschiedenen Arten des verwendeten Angebotsformats hängen von der Branche und ihren individuellen Anforderungen ab. Es gibt vier allgemeine Formate, die beim Erstellen eines Geschäftsangebots verwendet werden: Angebot für Dienstleistungen, Antwort auf Angebotsanfrage, Angebot für Geschäftsdienstleistungen und Bauangebot. Diese verschiedenen Angebotsformate sollen Unternehmen, die für einen bestimmten Auftrag in Frage kommen, eine Struktur bieten. Die Formate sind nicht reguliert und können daher je nach Unternehmen leicht variieren.
Das anfängliche Angebotsformat wird vom potenziellen Kunden bereitgestellt, der die Angebotsanfrage (RFP) ausgestellt hat. Dieses Dokument wird verwendet, um einer Vielzahl von Lieferanten detaillierte Spezifikationen zur Verfügung zu stellen. Es liegt in der Verantwortung des Lieferanten, die Ausschreibung zu überprüfen, festzustellen, ob er die Anforderungen des Kunden erfüllen kann, und eine Antwort vorzubereiten. Alle Vorschläge und Antworten erfolgen schriftlich und sind Bestandteil der rechtsgültigen Vertragsvereinbarung zwischen einem Lieferanten und einem Kunden.
Das Angebot für Dienstleistungen umfasst den Hintergrund des Dienstleistungsunternehmens, eine detaillierte Antwort auf das RFP-Dokument. Dieses Dokument enthält eine detaillierte Liste der Dienstleistungen, die das Unternehmen erbringen kann, sowie aller Dienstleistungen, die von einem Subunternehmer erbracht werden würden. In der Regel enthalten Serviceangebote einen Abschnitt über die aktuellen Serviceanforderungen, den laufenden Servicevertrag und das Service Level Agreement (SLA). Im SLA ist eine Auflistung der genauen zu erbringenden Dienstleistungen und auf welchem Know-how-Level aufgeführt. Verfügbare Daten von Ressourcen, Kopien von Lebensläufen, Kundenreferenzen und Referenzen sind bei dieser Art von Angebotsformat ebenfalls üblich.
Eine Antwort auf das RFP-Vorschlagsformat wird normalerweise von der RFP selbst diktiert. Der detaillierte Abschnitt der Antwort muss so formatiert sein, dass er der tatsächlichen Ausschreibung entspricht. Der Zweck dieser Art der Formatierung besteht darin, sicherzustellen, dass die Clients ihre Anfrage mit der Antwort leicht vergleichen und etwaige Unstimmigkeiten oder Fragen einzeln vermerken können.
Das Angebotsformat für Unternehmensdienstleistungen ist eher typisch für eine Verkaufspräsentation. Es ist nicht ungewöhnlich, dass der Vorschlag eine Kombination aus Treffen und schriftlicher Antwort ist. Servicebroschüren, allgemeine Übersichten und Empfehlungen von früheren Kunden bilden das Hauptmaterial in diesem Format. Es ist wichtig zu beachten, dass Preis- und Lieferdetails normalerweise verhandelbar sind und mehrere Iterationen erforderlich sind, bevor ein endgültiger Vertrag erstellt wird.
Konstruktionsvorschläge sind sehr detaillierte Dokumente und enthalten immer Baupläne, Spezifikationsdokumente und detaillierte Zeitpläne. Zusätzlich zu diesem Detaillierungsgrad gibt es oft eine künstlerische Darstellung des vorgeschlagenen Produkts oder ein dreidimensionales Modell, um den Kunden zu helfen, das Endergebnis zu visualisieren.