Der Mailstream ist die Gesamtsumme von Dokumenten, Paketen und elektronischer Korrespondenz, die sich durch ein Geschäft oder Zuhause bewegen. Der Begriff wird häufiger in der Unternehmenswelt verwendet, normalerweise im Zusammenhang mit dem Erlernen des Umgangs mit dem großen Mailstream, der mit einem großen Unternehmen einhergeht. Mehrere Unternehmen sind auf Mailstream-Dienste spezialisiert und bieten Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung bei jedem Schritt des Mailing-Prozesses. Für Unternehmen, die sich auf Marketing spezialisiert haben, ist die Schaffung eines optimierten Mailingsystems von entscheidender Bedeutung.
Neben der Mail selbst umfasst der Mailstream die Schritte auf dem Weg. Dokumenterstellung, Mailhandling, Ablage, Verarbeitung und alle anderen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Mailstream sind darin enthalten. Von dem Moment an, in dem ein Dokument erstellt wird, bis es das Unternehmen verlässt, wird es in den Mailstream aufgenommen. Auf der anderen Seite der Gleichung wird eine Korrespondenz in dem Moment, in dem sie im Unternehmen eingeht, auch Teil des Poststroms, bis sie angemessen behandelt wird.
Rechnungen, Pakete, persönliche Korrespondenz, Marketingmaterialien und digitale Dokumente sind alle Teil des Mailstreams. Während Einzelpersonen ihre Post normalerweise alleine verwalten können, muss ein Unternehmen normalerweise ein System implementieren. Die meisten Unternehmen versenden täglich große Mengen an Material und leiten die unternehmensweite Post über eine zentrale Poststelle. Zu den Maßnahmen, die ergriffen werden, um einen Poststrom zu glätten, gehören die Verwendung von standardisierten Umschlägen, das Sortieren der Post vor dem Versand, damit ein Unternehmen die Preise für Massensendungen erhalten kann, und die Verwendung von Computerprogrammen zur Verwaltung der Post. Die eingehende Post wird von den Mitarbeitern der Poststelle bearbeitet und zugestellt.
Im Bereich der elektronischen Kommunikation verwenden viele Unternehmen leistungsstarke Filter- und Sortierdienste, um Post zu organisieren, bevor sie das Endziel erreicht. Normalerweise filtern diese Programme Viren und unerwünschtes Material heraus, bevor sie sicherstellen, dass die digitale Kommunikation die richtige Person erreicht. Viele Unternehmen nutzen den digitalen Mailstream auch für den Versand von Werbe-E-Mails an Kunden, da Direktmarketing mit digitalen Medien deutlich günstiger ist als physische Direktwerbung.
Durch eine gute Aufzeichnung eines Mailstreams kann ein Unternehmen einen besseren Kunden- und Kundenservice bieten. Die meisten Unternehmen haben auch Schwierigkeiten, digitale und physische Kommunikation zu synchronisieren. Digitale Korrespondenz hat eine viel kürzere Verzögerungszeit als physische. Für Kunden kann es irritierend oder ärgerlich sein, wenn die Aufzeichnungen eines Unternehmens nicht aktuell gehalten werden. In einem Unternehmen mit einem synchronisierten und organisierten Mailstream kann ein Unternehmensvertreter einen Kunden suchen und die gesamte Korrespondenz des Unternehmens mit ihm verfolgen, was die Kundeninteraktionen erheblich vereinfacht.