Die Einzelbuchhaltung ist ein einfaches Buchhaltungssystem, bei dem jede Transaktion in einer einzigen Zeile erfasst wird. Ein Buchführungsjournal oder ein Kontoauszug wird normalerweise verwendet, um Geldbuchungen so aufzuzeichnen, wie sie mit einmal eingegebenen Gutschriften oder Belastungen erfolgen. Die Einzelbuchhaltung wird oft mit der eines Scheckheftregisters oder einer einfachen Jahresrechnung verglichen.
Bei einfachen Buchhaltungssystemen ist es üblich, dass Klammern verwendet werden, um negative Transaktionen wie Abhebungen oder Zahlungen widerzuspiegeln. Eingehendes Geld, wie Zahlungen oder Kredite, wird nicht in Klammern gesetzt. Die Klammern sind eine einfache Möglichkeit, zwischen ausgegebenem Geld oder Ausgaben und eingezahltem Geld, das als Einnahmen bezeichnet wird, zu unterscheiden.
Einnahmen und Ausgaben können mit jedem Single-Entry-System nach Woche, Monat oder sogar Jahr summiert werden. Obwohl es als Einzelbuchung bezeichnet wird, gibt es mehr als eine Methode dieses Abrechnungssystems. Es ist wichtig, dass alle Informationen für jeden Eintrag in einer einzigen Zeile erfasst werden, damit er als Einzelbuchhaltung angesehen wird.
Eine übliche Form der Einzelerfassung ist, dass eine Zeile für alle Details zu jeder Transaktion verwendet wird, einschließlich Datum, Beschreibung, Betrag usw. Jede Zeile wird in der gesamten Buchhaltung auf die gleiche Weise erfasst. Diese Art der einmaligen Erfassung trennt die Einnahmen und Ausgaben nicht nach Spalten oder Überschriften. Wenn Summen für Einnahmen und Ausgaben erforderlich sind, müssen diese separat tabellarisch berechnet werden.
Eine andere Form der Einzelbuchhaltung trennt die Einnahmen und Ausgaben, indem sie separate Spalten auf dem Kontoauszug erstellt. Jeder erfasste Eintrag würde das Datum, die Beschreibung und den Betrag entweder als Einnahmen oder Ausgaben mit einer Spalte für jedes Feld auflisten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Spalten für bestimmte Kategorien hinzugefügt werden. Beispiele für diese Spalten sind Steuern, Mieten und andere solche Posten, die routinemäßig in Buchhaltungsauszügen erfasst werden.
Unabhängig von der Anzahl der Spalten auf dem Kontoauszug wird immer noch eine einzelne Zeile verwendet, um jede Transaktion aufzuzeichnen. Die Spalten bieten eine Möglichkeit, verschiedene Details zu Ausgaben oder Einzahlungen zu organisieren. Auf diese Weise können bestimmte Kategorien summiert werden, sowie der Endsaldo der Abrechnung ermittelt werden.
Die Buchführung ist notwendig, um eine organisierte Finanzverwaltung zu gewährleisten. Das Single-Entry-System ist wegen der Einfachheit des Systems ein bevorzugtes Verfahren für viele kleine Unternehmen und die persönliche Buchhaltung. Diese Methode der Buchhaltung ist ohne umfangreiche Schulungen oder professionelle Aufsicht schnell erlernbar. Die Einzelbuchhaltung bietet eine unkomplizierte und einfache Methode, um ein grundlegendes Niveau der Finanzdokumentation zu pflegen.