Abgegrenzte Aufwendungen sind Posten, die ein Unternehmen in seinem Buchhaltungsbuch erfasst, aber nicht in bar bezahlt hat. Dies stellt im Wesentlichen eine Verbindlichkeit im Hauptbuch der Gesellschaft dar. Beispielsweise können für ein Unternehmen Versorgungsgebühren anfallen, aber der Abrechnungszyklus für viele Versorgungsunternehmen bedeutet, dass die Ausgaben nicht in den Büchern des Unternehmens erfasst werden. Der Buchhaltungsleiter wird daher die Nebenkosten schätzen und den Kostenbetrag zurückstellen.
Viele Unternehmen bilden Ausgaben ab, um sich ein genaues Bild ihres Nettoeinkommens zu verschaffen. Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt alle Umsatzerlöse, Herstellungskosten und Aufwendungen für einen bestimmten Zeitraum dar. Wenn nicht alle Ausgaben für den Abrechnungszeitraum berücksichtigt werden, führt dies zu einem höheren Nettoertrag, der für den Abrechnungszeitraum ausgewiesen wird. Dies kann Investoren oder andere Interessengruppen zu der Annahme verleiten, dass das Unternehmen mehr Einnahmen erzielt hat, als es tatsächlich tat. Geschäftsinhaber und Manager können auch Schwierigkeiten haben, diese Informationen aus historischer Sicht zu überprüfen. Das Versäumnis, aufgelaufene Aufwendungen zu melden, kann dazu führen, dass das Management des Unternehmens denkt, dass ein bestimmter Zeitraum rentabler ist als andere Zeiträume.
Im Rechnungswesen gibt es viele Arten von Rückstellungen. Löhne, Einkommens- oder Lohnsteuern, Zinszahlungen, Nebenkosten und sonstige Betriebsausgaben fallen häufig in diese Kategorie. Obwohl dies nicht unbedingt eine schlechte Sache ist, können aufgelaufene Ausgaben ein Zeichen für schlechte Buchhaltungspraktiken sein. Im Wesentlichen weist die Rückstellung von Posten in das Buchhaltungsbuch darauf hin, dass das Unternehmen nicht über ausreichende Informationen zur Erfassung von Transaktionen verfügt oder dass es Verzögerungen im Buchhaltungsworkflow gibt. Auf der Ausgabenseite ist die Kreditorenbuchhaltung für die Bezahlung von Rechnungen und die Erfassung von Ausgaben zuständig. Unternehmen, die zu viele Ausgabenposten ansammeln, können auf Cashflow-Probleme innerhalb des Unternehmens hinweisen.
Unternehmen, die verschiedene aufgelaufene Ausgaben erfassen, müssen möglicherweise auch ihr Buchhaltungsbuch für Berechnungsfehler anpassen. Viele aufgelaufene Aufwendungen sind Schätzungen der erwarteten Aufwendungen. Wenn Sie keine richtige Formel verwenden oder einen falschen Betrag erfassen, kann dies dazu führen, dass ein Dollarbetrag im Buchhaltungsbuch verbleibt. Da die Rückstellung eine Verbindlichkeit darstellt, weisen Restbeträge darauf hin, dass das Unternehmen einem Lieferanten, Lieferanten, einer Regierungsbehörde oder einem Mitarbeiter noch Geld schuldet. Wenn der Buchhaltungsmanager beispielsweise 1,000 US-Dollar (USD) an Versorgungsausgaben schätzt, die Rechnung jedoch tatsächlich 950 US-Dollar beträgt, verbleiben 50 US-Dollar auf dem Rückstellungskonto. Unternehmen, die die Konten nicht bereinigen, lassen dies im Buchhaltungsbuch und melden diese zusätzlichen 50 USD als vom Unternehmen geschuldet.