Es gibt viele verschiedene Arten von Karten, die Unternehmen und Unternehmen verwenden, um Unternehmenskäufe zu tätigen. Viele Unternehmen haben festgestellt, dass die Einkaufskarte die günstigste und kostengünstigste Art von Karte ist, um Einkäufe zu tätigen. Diese Arten von Karten werden autorisierten Mitarbeitern ausgehändigt, von denen erwartet wird, dass sie alle Regeln befolgen, die ihr Arbeitgeber in Bezug auf die Verwendung der Karte festgelegt hat. In den meisten Fällen werden Einkaufskarten verwendet, um Zahlungen an die Lieferanten eines Unternehmens zu leisten. Die Karten sind sehr vorteilhaft, da sie mit Arbeitgeberkontrollgrenzen eingerichtet werden können und helfen können, die Betriebskosten zu senken.
Wenn Unternehmen ihre Lieferanten über traditionelle Procure-to-Pay-Verfahren bezahlen, zahlt das Unternehmen oft mehr für die Prozess- oder Transaktionskosten als die tatsächlich gekauften Artikel. Dies ist eine sehr ineffiziente Art, ein Unternehmen zu betreiben. Unternehmen, die Einkaufskarten verwenden, können 55 bis 80 Prozent der Prozesskosten einsparen, was den Kauf von Karten zu einer sehr kosteneffizienten Zahlungsmethode für Verbrauchsmaterialien macht.
Es gibt eine große Anzahl von Anbietern, die Unternehmen Rabatte gewähren, wenn sie Einkaufskarten verwenden. Dies ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen Einkaufskarten verwenden, da sie es ihnen ermöglichen, mehrmals im Laufe eines Jahres erhebliche Geldbeträge zu sparen. Da sich diese Karten durch Online-Aufzeichnungen selbst im Blick behalten, können Unternehmen ihre Betriebskosten senken, indem sie die Anzahl der Mitarbeiter in einer Kreditorenbuchhaltung verringern.
Da Unternehmen Einkaufskarten ausgeben, werden sie von den meisten mit Kontrollgrenzen des Arbeitgebers ausgegeben. Diese Grenzen sind Grenzen, die Mitarbeiter mit den Karten nicht überschreiten können. In den meisten Fällen hängen die Grenzen davon ab, wie viel ein Mitarbeiter die Karte entweder täglich, wöchentlich oder monatlich aufladen kann. Auch wenn Einkaufskarten mit Kontrollgrenzen des Arbeitgebers eingerichtet werden können, ist es immer ratsam, die Karte jedes Mitarbeiters regelmäßig überprüfen zu lassen; dies trägt dazu bei, dass die Karten in geeigneter Weise verwendet werden.
Einkaufskarten können tatsächlich in nicht-plastischer Form erhalten werden, beispielsweise als virtuelle Kontonummern. Es hängt von den Bedürfnissen eines Unternehmens ab, welche Art von Einkaufskarte am vorteilhaftesten ist. Bevor ein Unternehmen mit der Nutzung einer Einkaufskarte beginnt, sollte es sicherstellen, dass seine Lieferanten und die Unternehmen, mit denen es Geschäfte tätigen möchte, Einkaufskarten als Zahlungsmittel akzeptieren. Die meisten Unternehmen akzeptieren die Karten, aber ein Unternehmen muss seine Lieferanten darüber informieren, dass es die Zahlungsmethode wechselt. Wenn ein Unternehmen seine Lieferanten nicht informiert, akzeptieren die Lieferanten in den meisten Fällen keine Einkaufskarte, bis die Genehmigung dazu erteilt wurde.