Die Bargeldkontrolle ist ein Prozess, der verwendet wird, um die vollständige Natur und genaue Aufzeichnung aller Bargeldeingänge sowie aller Bargeldauszahlungen zu überprüfen. Als allgemeines Prinzip einer verantwortungsvollen Finanzbuchhaltung findet dieser Prozess in jedem Umfeld statt, in dem Waren und Dienstleistungen gekauft und verkauft werden. Als solche wenden Unternehmen, gemeinnützige Organisationen und Haushalte alle seine Grundprinzipien an.
Um die Bargeldkontrolle vollständig zu verstehen, ist es hilfreich zu verstehen, was mit Bargeld in Bezug auf die Finanzbuchhaltung gemeint ist. Neben Währungen und Münzen werden unter diesem Begriff auch Formen des Finanzaustauschs wie Zahlungsanweisungen, Kreditkartenbelege und Schecks verstanden. Grundsätzlich qualifiziert ist jede Art von Finanzaustausch, die sofort zu einem festen Wert verhandelt werden kann.
Bargeldkontrolle bedeutet, alle diese Arten von Finanzinstrumenten kompetent zu verwalten, indem ein genaues Tracking-System unterhalten wird, das sowohl den Empfang als auch die Auszahlung des Bargelds berücksichtigt. Die Gestaltung dieses Prozesses ist normalerweise nicht schwierig, und es gibt einige grundlegende Elemente, die in den Prozess integriert werden, unabhängig davon, ob das Verfahren zu Hause oder in einer Büro- oder Geschäftsumgebung verwendet wird.
Zunächst müssen alle bargeldbezogenen Transaktionen sofort dokumentiert und protokolliert werden. Die periodengerechte Rechnungslegung, bei der Erträge und Aufwendungen erfasst werden, wenn sie anfallen und nicht, wenn sie erhalten oder gezahlt werden, wird nicht angewendet. Jeder Geldeingang wird beim Empfang erfasst, während jede Auszahlung zum Zeitpunkt der Freigabe der Zahlung erfasst wird. Diese Art der Dokumentation erfordert nur einige grundlegende Vorlagen, die die erforderlichen Daten erfassen. Für den Haushalt kann ein Girokonto verwendet werden, um alle auf ein gemeinsames Konto eingezahlten Gelder zu verfolgen, und das Scheckbuchregister kann als grundlegendes Dokument dienen, das die eingehenden und ausgehenden Transaktionen verfolgt.
Als nächstes erfordern solide Verfahren, dass es mehrere, aber begrenzte Personen gibt, die Zugriff auf das Bargeld haben, was zwei Zwecken dient. Erstens können die Menschen dafür verantwortlich gemacht werden, wie das Bargeld verwaltet wird. Zweitens trägt die Beaufsichtigung des Prozesses durch mindestens zwei Personen dazu bei, dass wichtige Transaktionen jederzeit durchgeführt werden können, selbst wenn eine Person aus irgendeinem Grund nicht verfügbar ist.
Die Bargeldkontrolle erfordert auch, dass die mit der Aufgabe verbundenen Dokumente vom physischen Standort des Bargelds getrennt aufbewahrt werden. Mit anderen Worten, das Buchhaltungsbuch, das zur Aufzeichnung der Bargeldtransaktionen verwendet wird, sollte nicht zusammen mit der Währung, den Zahlungsanweisungen und Schecks im Safe aufbewahrt werden. Diese einfache Vorsichtsmaßnahme trägt dazu bei, dass die Änderung der physischen Beweismittel in Bezug auf den Bargeldbestand schwieriger wird und somit die Wahrscheinlichkeit eines Diebstahls minimiert wird.