Ein Closing Agent ist eine Person oder ein Unternehmen, das mit der Koordination einer Vielzahl von Aktivitäten beauftragt ist, die für den Abschluss des Verkaufs eines Hauses oder einer anderen Art von Immobilien erforderlich sind. Es ist die Aufgabe dieser Person sicherzustellen, dass alle Dokumente und Aufzeichnungen ordnungsgemäß ausgefüllt werden. Er oder sie sorgt auch dafür, dass die entsprechenden Mittel ordnungsgemäß ausgezahlt werden. Im Wesentlichen handelt er als Verwahrer, eine Dienstleistung, die nur von einer neutralen Partei erbracht werden kann.
Ein Closing Agent funktioniert nicht für Käufer, Verkäufer, Immobilienmakler oder Kreditgeber. Stattdessen kümmert er sich um den Papierkram und die Aktivitäten, die für jede Partei eines Immobilienverkaufs / -kaufs erforderlich sind. Zum Beispiel fordert ein Closing Agent Kopien von Dokumenten wie dem Kaufvertrag und der Termiteninspektion vom beteiligten Immobilienmakler an. Abhängig von den Besonderheiten des Darlehens/Verkaufs kann er auch Anwaltsinformationen und Garantiedokumente anfordern.
Der Closing Agent sichert auch die Unterlagen des Kreditgebers und fordert das vollständige Kreditpaket von der die Hypothek bereitstellenden Stelle an. Außerdem holt sie unter anderem Abschlussanweisungen und Details zur Auszahlung der Hypothekenmittel ein. Mit diesen und weiteren erforderlichen Unterlagen erstellt sie dann die Abrechnungserklärung, erforderliche eidesstattliche Erklärungen, Darlehensunterlagen und eine Vielzahl weiterer für den Abschluss des Verkaufs/der Hypothek erforderliche Unterlagen. In ihrer Doppelrolle als Treuhänderin übernimmt sie auch die Auszahlungsprüfungen.
Beim Kreditabschluss trifft sich der Makler mit dem Kreditnehmer, Verkäufer und deren Vertretern. Bei der Sitzung stellt der Abschlussagent sicher, dass alle Dokumente, wie die Notiz und die Wahrheitserklärung über die Kreditvergabe, ordnungsgemäß unterzeichnet, beglaubigt und zur Verteilung an die entsprechenden Parteien fotokopiert sind. Er schickt die Originale nach Bedarf an die Parteien zurück. Er übergibt dem Käufer/Käufer beispielsweise Kopien aller unterschriebenen Dokumente, einschließlich aller eidesstattlichen Erklärungen und Dokumente des Kreditgebers.
Der Closing Agent stellt sicher, dass Käufer und Verkäufer sich einig sind, dass die Papiere in Ordnung sind. Sie holt dann alle Schecks ein, die zur Deckung der Abschlusskosten und/oder der Einlagen erforderlich sind. Sie richtet ein neues Treuhandkonto ein, wenn der Kreditgeber die jährlichen Grundsteuern und Versicherungen des Kreditnehmers übernimmt. Obwohl die Agentin beim Abschluss Schecks einzieht, zahlt sie die Gelder normalerweise nicht vollständig aus, bis die Transaktion erfasst wurde.
Nach dem Abschluss besteht die Aufgabe des Maklers darin, die Urkunde und die Hypothek beim zuständigen Gericht zu registrieren. Die Originalurkunde wird dann an den neuen Immobilienbesitzer zurückgegeben, während die Original-Hypothekendokumente an den Kreditgeber zurückgegeben werden. Anschließend erstellt sie die Eigentumsrichtlinien sowohl für den neuen Eigentümer als auch für den Kreditgeber. Normalerweise schickt der Abschlussagent solche Dokumente per Post zurück.