Un impiegato di contabilità è responsabile per l’immissione di informazioni in contabilità di conto per conto di un’azienda o organizzazione. Le leggi in molti paesi impongono agli imprenditori di tenere registri finanziari dettagliati delle entrate e delle spese e questi registri vengono rivisti utilizzati durante la preparazione fiscale e gli audit delle società. L’addetto alla contabilità generale deve garantire che le informazioni finanziarie siano accuratamente registrate e che i libri contabili dell’azienda siano bilanciati su base giornaliera, settimanale o mensile.
Molte aziende mantengono registri separati per diversi tipi di spese come buste paga o inventario. Prima che i fondi vengano depositati o prelevati da questi conti, l’impiegato di contabilità generale può prima passare tutte le transazioni attraverso una contabilità generale. I depositi vengono registrati nella contabilità generale e quindi addebitati da tale conto e trasferiti nuovamente nella contabilità secondaria appropriata. L’impiegato utilizza i numeri di conto del libro mastro per tenere traccia di questi depositi e prelievi, ma il libro contabile del libro mastro contiene i dettagli di tutti i debiti e crediti dell’azienda.
Alla fine di ogni giorno, il saldo finale del libro mastro dovrebbe riflettere il totale combinato del saldo iniziale del giorno più tutti i crediti e meno tutti i debiti. In genere, le aziende richiedono al commesso di bilanciare il registro generale su base giornaliera. Se vengono rilevate discrepanze, l’impiegato di contabilità generale deve esaminare attentamente tutte le transazioni e le entrate per identificare l’origine del problema. L’impiegato deve correggere l’errore e assicurarsi che il saldo finale sia accurato. In alcune nazioni, i commessi non sono tenuti a controllare i registri su base giornaliera, ma più frequentemente i registri vengono rivisti, più facilmente i commessi possono rilevare e risolvere i problemi.
Gli impiegati di contabilità sono talvolta responsabili della preparazione dei rapporti finanziari e della presentazione di presentazioni ai direttori o ai proprietari dell’azienda. Possono rispondere a domande sulla performance finanziaria dell’azienda facendo riferimento ai dati contenuti nei libri mastro. Quando le autorità fiscali conducono audit, l’impiegato di contabilità generale è responsabile di rispondere alle domande del revisore e di fornire copie delle ricevute e delle informazioni finanziarie richieste dai revisori.
Alcune società assumono ragionieri pubblici certificati per lavorare come impiegati di contabilità generale. Queste persone di solito hanno una laurea in contabilità, finanza o un campo correlato e sono autorizzati a lavorare come ragionieri. Le grandi aziende possono impiegare un gran numero di impiegati per controllare le finanze di varie divisioni della società. Le piccole imprese a volte assumono contabili che non hanno una formazione contabile formale per lavorare come impiegati di contabilità. Queste persone possono avere o meno titoli universitari, ma di solito hanno una certa esperienza come amministratori di ufficio, segretari o tesorieri.