Die Wahl des besten Datei-Organizers hängt von der Art und Menge der zu organisierenden Dateien ab. Für manche Menschen kann ein kleiner Aktenschrank oder sogar nur eine Schreibtischschublade mit Trennwänden eine effektive Möglichkeit sein, Akten zu organisieren. Andere benötigen einen größeren Aktenschrank, eine Reihe von Aktenschränken oder ein Aktensystem mit Regalen. Die digitale Ablage ist eine weitere Option, die viel Platz in einem Büro freigeben kann, indem Sie beispielsweise Dokumente in einen Computer einscannen, in virtuellen Dateien organisieren und die alten Papierkopien vernichten und recyceln.
Viele Leute finden, dass, wenn sie eine tiefe Schreibtischschublade haben, sie gut als Aktenorganizer funktionieren kann. Trennwände oder auch Hängemappen sind im Bürofachhandel erhältlich und lassen sich in der Schublade geordnet und dennoch leicht zugänglich aufbewahren. Eine größere Sammlung von Akten kann den Kauf eines oder mehrerer spezieller Aktenschränke erforderlich machen, die normalerweise in sehr preiswerten Aluminiumversionen in Bürobedarfsgeschäften erhältlich sind. Es gibt auch Holzschränke, die Hängeregisterordner enthalten können, obwohl diese in der Regel viel schwerer und teurer sind. Ein für den Heimgebrauch konzipierter Ordner-Organizer ist oft in neutralen Farben wie Beige erhältlich, um sich besser in die Umgebung einzufügen.
Größere Büros können eine Reihe größerer Aktenschränke zum Aufbewahren einer Reihe von Akten erwerben. An der Wand montierte Regale können auch als Aktenorganisationssystem dienen und sind eine beliebte Methode in Arztpraxen, wo es wichtig ist, schnell und einfach auf Akten zuzugreifen. Arztpraxen sind möglicherweise nicht in der Lage, Dateien vollständig zu digitalisieren, aber andere Arten von Praxen können feststellen, dass sie einen sperrigen Dateiorganisator im Büro überflüssig machen können, wenn sie mit der Konvertierung von Dateien in digitale Versionen beginnen.
Die Technologie ermöglicht es, Papiere und Dateien in einen Computer einzuscannen und dann elektronisch darauf zuzugreifen. Ein Computer kann sehr gut als Dateiorganisator fungieren, wodurch es viel einfacher wird, bestimmte Dokumente zu finden und den Papier- und Platzverbrauch in einem Büro zu reduzieren. Dateidatenbanken sind auch viel einfacher zu aktualisieren und zu verwalten als der Versuch, Hunderte oder sogar Tausende von Papierdateien zu aktualisieren, wenn Änderungen vorgenommen werden müssen. außerdem können sie leicht nach fast allen Kriterien durchsucht werden. Die digitale Dateiorganisation ist oft auch für den Heimgebrauch eine großartige Methode, und es ist lediglich der Kauf eines Scanners erforderlich, um Dokumente in digitale Versionen umzuwandeln.