Es kann oft schwierig sein, eine Veruntreuung zu erkennen, da Mitarbeiterdiebstähle oft von den vertrauenswürdigsten Personen in einer Organisation ausgeführt werden. Der Veruntreuer kann früh zur Arbeit kommen und lange bleiben und das gleiche Verhalten zeigen, das jeder vorbildliche Mitarbeiter tun würde. Einige Anzeichen für eine Veruntreuung sind ungenaue oder verdächtige Bücher, nicht ordnungsgemäß ausgeglichene Konten und übermäßiger Schwund oder Ausschuss. Ein Veruntreuer ist oft an seinem unberechenbaren Verhalten oder Lebensstiländerungen zu erkennen, da viele Menschen Schwierigkeiten haben, mit der Schuld des Diebstahls von einem Arbeitgeber umzugehen.
Unterschlagung beinhaltet nicht unbedingt den direkten Diebstahl von Bargeld, obwohl dies manchmal der Fall ist. Zu den üblichen Formen des Mitarbeiterdiebstahls gehören die Veruntreuung von Geschäfts- oder Büromaterial oder die unangemessene Kennzeichnung von Warenbeständen als Ausschuss oder Schwund. Die unsachgemäße Verwendung einer Firmenkreditkarte ist eine weitere häufige Form der Unterschlagung, insbesondere wenn niemand die Gebühren im Auge behält. Doppelabrechnungen und andere Buchhaltungstricks können ebenfalls verwendet werden. Die Unterschlagung wird nur durch die Kreativität des Diebes begrenzt, und es werden ständig neue Wege des Diebstahls bei einem Arbeitgeber ausgedacht.
Es kann ein sorgfältiges Auge und die Fähigkeit erfordern, sich emotional aus der Situation zu entfernen, um festzustellen, dass jemand, dem Sie vertrauen, Ihr Geschäft stiehlt. Betrüger genießen oft großes Vertrauen in das Unternehmen oder die Organisation, was ihnen Zugang zu Geld verschafft und sie gleichzeitig dem Verdacht entzieht. Viele Veruntreuer sind jedoch zum ersten Mal Diebe, daher werden sie oft Fehler machen oder sich unberechenbar verhalten. Wenn ein Mitarbeiter plötzlich darauf besteht, seine Arbeit mit nach Hause zu nehmen, oder seine Lebensweise abrupt geändert hat, kann etwas nicht stimmen. Viele Veruntreuer geben das Geld aus, anstatt es zu sparen, so dass plötzliche, unerklärliche Käufe auf eine Veruntreuung hinweisen können.
Die meisten Unternehmen akzeptieren ein gewisses Maß an Schwund, obwohl übermäßige Mengen oder plötzliche Veränderungen oft darauf hindeuten, dass ein Mitarbeiter möglicherweise stiehlt. Wenn es zu einem plötzlichen Anstieg des Schwunds oder unerklärlichen Lagerengpässen kommt, möchten Sie möglicherweise Stichproben durchführen oder die Arbeit der möglicherweise verantwortlichen Mitarbeiter von einer anderen Person überprüfen lassen. Dies kann auch bei nicht bilanzierten Büchern, schlecht organisierten Abschlüssen oder duplizierten Zahlungen der Fall sein. Jemanden der Veruntreuung ohne Beweise zu beschuldigen kann katastrophal sein, daher sollten Anzeichen wie diese normalerweise mit Vorsicht untersucht werden.
Es gibt auch verschiedene Möglichkeiten, eine Unterschlagung zu stoppen oder zu verhindern, unabhängig davon, ob Sie eine Veruntreuung vermuten oder nicht. Das Mischen von Dienstplänen oder Projekten kann einen Dieb vom Handeln abhalten, da er weiß, dass jemand auf seinen Plan aufmerksam werden könnte. Überraschungsaudits können auch effektiv sein, um Diebstahl aufzudecken und zukünftige Unterschlagungen zu verhindern. Wenn ein potenzieller Dieb weiß, dass seine Arbeit jederzeit überprüft werden könnte, kann er seine Unterschlagungspläne nicht umsetzen.