Ein Point-of-Sale-System ist die Hardware und Software, die zur Durchführung einer Point-of-Sale-Transaktion erforderlich ist, die die Informationen eines Kunden aufnimmt, diese normalerweise verifiziert, eine Geldüberweisung beginnt und den Verkauf genehmigt. All dies geschieht je nach Point-of-Sale-System oft in Sekundenschnelle. Obwohl es eine Vielzahl von Funktionsweisen verschiedener Point-of-Sales-Systeme (POS-Systeme) gibt, wird das gleiche Hauptziel verfolgt.
In einigen Fällen kann ein POS im Einzelhandel so einfach sein wie ein an eine Telefonleitung angeschlossenes Lesegerät. Dies sind oft die günstigsten Systeme. Sie sehen einem Taschenrechner mit Druckfunktionen sehr ähnlich. Diese Art von POS-Gerät verursacht oft eine Verzögerung, wenn es sich in ein Netzwerk einwählt, um Informationen zu überprüfen. Diese Kassenhardware sitzt oft sehr unauffällig auf einem Schreibtisch und ist ein separates System als die Kasse selbst.
Ein großes Verkaufsstellensystem für den Einzelhandel wird ein vollständig integriertes System umfassen, komplett mit Registrierkassen, die Kreditkarten scannen und Finanzinformationen aufnehmen können. In diesen Fällen gibt es normalerweise eine dedizierte Netzwerkleitung, die verwendet wird, um eine Verbindung zu einem Server herzustellen, der die Informationen überprüft. Daher kann diese Art von POS weitaus effizienter sein als Systeme, die einfach ein eigenständiges Gerät verwenden.
In einigen Fällen, z. B. bei einem Restaurant-Point-of-Sale-System oder einem Restaurant-POS, kann das System Software enthalten, die mehr als eine Funktion erfüllt. Einige Kartenleser in diesen Restaurants können beispielsweise von einem Server verwendet werden, der einen Ausweis durchzieht und eine Bestellung eingibt, die elektronisch an die Küche übermittelt wird. Dadurch wird aufgezeichnet, wer benachrichtigt werden muss, wenn die Bestellung fertig ist, und verfolgt auch die Verkäufe des Servers. Wenn der Tisch zum Auschecken bereit ist, kann dieselbe POS zur Verarbeitung einer Zahlung verwendet werden.
Point-of-Sale-Software wird auch auf andere Weise verwendet. Der Server ist für die Übermittlung und Verarbeitung von Informationen verantwortlich. Für Einzelhandelsumgebungen, in denen die Systeme vollständig integriert sind, können andere Informationen erhalten und analysiert werden. Es kann beispielsweise Statistiken über die Kreditkartennutzung sammeln, welche Arten von Produkten bei Kassentransaktionen im Vergleich zu Bartransaktionen usw.
Mit der Abhängigkeit von Kredit- und Debitkarten werden Kassensysteme im Einzelhandel immer beliebter. Weltweit werden pro Sekunde durchschnittlich mehr als 3,500 Transaktionen mit Debit- und Kreditkarten durchgeführt. Das ist ein bedeutender Kundenstamm, den Einzelhändler gut daran tun würden, mit einem POS zu bedienen. Die anfänglichen Anlaufkosten für die Systeme reichen von 1,500 US-Dollar (USD) bis zu mehr als 10,000 US-Dollar, je nach Ausbaustufe.