Eine Dokumentenkamera dient trotz ihres Namens nicht nur zum Fotografieren von Dokumenten. Eines seiner Hauptmerkmale ist, dass es digital ist, obwohl bei seiner ersten Entwicklung in den späten 1980er Jahren die analoge Videoausgabe Standard war. In der Lage, Bilder von dreidimensionalen und zweidimensionalen Objekten in Echtzeit zur Anzeige oder Projektion aufzunehmen, können die Bilder einer Dokumentenkamera – bei denen es sich um Standfotos oder Videos handeln kann – auch zur weiteren Abfrage oder Verwendung auf einem Computer gespeichert werden. Eine Dokumentenkamera kann auch als Visualisierer, Visualisierer, digitale Dokumentenkamera oder digitaler visueller Präsentator bezeichnet werden.
Allein vom Aussehen her scheint die Dokumentenkamera einem Overheadprojektor zu ähneln. Während ein Overheadprojektor Bilder nur auf Transparentfolien richtig darstellen kann und Dokumente zur Anzeige in dieses Format geändert werden müssen, hat die Dokumentenkamera diese Anforderung nicht. Stattdessen können Dokumente und Objekte unverändert verwendet werden. Ein Reagenzglas mit Fruchtfliegen oder eine Pistole mit Fingerabdruck lässt sich ebenso gut darstellen wie beispielsweise ein historisches Dokument oder ein Aquarell.
Eine Dokumentenkamera wird beispielsweise im Gerichtssaal des 21. Jahrhunderts verwendet. Die Dokumentenkamera ist ein wichtiges Element der Gerichtssaaltechnik, und die Bilder werden entweder allen auf einer Projektionswand gezeigt oder jedem Geschworenen werden LCD-Flachbildschirme zur Verfügung gestellt, um Gegenstände aus der Nähe zu begutachten. Es hat sich gezeigt, dass der Einsatz von Gerichtssaaltechnologie wie dieser dazu beiträgt, Gerichtsverfahren effizienter zu bearbeiten. Dokumentenkameras werden auch im Bildungswesen ähnlich wie der Overhead-Projektor verwendet – damit jeder in einem Hörsaal oder Klassenzimmer kleine Gegenstände klar und gleichzeitig sehen kann. Auch der Fernunterricht hat von der Dokumentenkamera profitiert, ebenso wie Geschäftsleute, die sie für Geschäftspräsentationen verwenden können, bei denen es wichtig ist, dreidimensionale Gegenstände sowie Dokumente mit einer großen Anzahl und in Echtzeit zu teilen.
Zumindest einige Dokumentenkameras sind kompatibel mit Whiteboards, interaktiven Touchscreens, die eine Kommentierung eines projizierten Bildes ermöglichen. Dies kommt den Nutzern in allen genannten Veranstaltungsorten zugute. Ein Lehrer kann die Beobachtungen eines Schülers zu einem Bild hinzufügen; ein sachverständiger Zeuge in einem Gerichtssaal die hervorstechenden Merkmale eines Beweisstücks erkennen kann; Der Vermarkter kann die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Aspekte einer Produktpräsentation lenken. Die Tatsache, dass Dokumentenkameras Ereignisse in Echtzeit zeigen können, ermöglicht auch Vortragsdemonstrationen von sehr feinen oder kleinen Ereignissen, die sonst nicht sichtbar wären, einschließlich beispielsweise der Veränderungen, die bei einer chemischen Reaktion auftreten oder eine Demonstration der japanischen Kalligraphie. Zusätzlich kann die Dokumentenkamera bei Zoom-Kapazität als Mikroskop fungieren.