Derzeit gibt es viele Möglichkeiten für Unternehmen, Zahlungen zu erhalten, darunter Debitkarten, automatische Einzahlungen und Papierschecks. Eines der größten Probleme bei Schecks besteht darin, dass Kunden behaupten können, der Scheck sei in der Post, und es kann aus verschiedenen Gründen Tage dauern, bis er ankommt. Die Möglichkeit, einen Scheck per Fax anzunehmen, kann den Prozess erheblich beschleunigen. Alles, was es erfordert, ist die Fähigkeit, eingehende Faxe zu empfangen, und eine spezielle Software, mit der Sie die entsprechenden Informationen aus dem Scheck eingeben können.
Die Annahme eines Schecks per Fax ist eine Art elektronisches Banking und in den Vereinigten Staaten und in vielen anderen Ländern der Welt legal. Es ist immer am besten, die Rechtmäßigkeit dieses Systems zu überprüfen, bevor Sie eine Software kaufen per Fax prüfen. Der erste Schritt zur Annahme eines Schecks per Fax besteht darin, die entsprechende Software zu erwerben und auf Ihrem Computersystem zu installieren, damit Sie alle relevanten Daten aus dem Scheck Ihres Kunden eingeben können, um eine Kopie davon zum Drucken zu erstellen. Abhängig von der Art der von Ihnen erworbenen Software und den von Ihnen ausgewählten Optionen können Sie möglicherweise auch den Kundennamen und das Konto überprüfen und ob das Konto über ausreichende Mittel zur Begleichung des Schecks verfügt.
Nachdem Sie die Software installiert haben, können Sie Ihren ersten Scheck per Fax erhalten. Bitten Sie Ihren Kunden, Ihnen einen ausgefüllten Scheck zu faxen und alle Informationen aus dem Scheck in Ihren Computer einzugeben. Nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben, können Sie eine Kopie des Schecks auf Ihrem Drucker ausdrucken. Da der Ausdruck neben der Bankverbindung des Kunden auch die Schecknummer enthält, sollten Sie den Kunden auffordern, den Originalscheck zu vernichten und als verwendet zu kennzeichnen.
Der Scheck, den Sie drucken, zeigt in der Unterschriftszeile an, dass der Kontoinhaber den Scheck autorisiert hat, obwohl der genaue Wortlaut von Ihrem spezifischen Softwarepaket abhängt. Es ist eine gute Idee, das Originalfax für Ihre Akten für den Fall von Streitigkeiten aufzubewahren. Bringen Sie den Scheck, den Sie aus den gefaxten Informationen ausgedruckt haben, zu Ihrer Bank und hinterlegen Sie ihn, wo er wie jede andere von Ihnen vorgenommene Einzahlung behandelt wird. Wenn Sie einen Scheck per Fax erhalten, können Sie ihn in der Regel nicht einlösen, sondern müssen ihn stattdessen auf ein Geschäftskonto einzahlen und warten, bis er verrechnet wird.