Ein Voicemail-Server ist ein Computerserver, der eine große Anzahl von Voicemail-Nachrichten speichern kann; Aufgrund der Betriebs- und Wartungskosten wird es in der Regel von Unternehmen und nicht von Einzelpersonen verwendet. Wie die meisten Server kann ein Voicemail-Server enorme Speichermengen speichern, sodass er Tausende von Voicemails gleichzeitig speichern kann. Zur Speicherung wird eine Voicemail in eine Audiodatei umgewandelt und auf dem Server gespeichert. Diese Art von Server hat in der Regel viele verschiedene Posteingänge, sodass jeder Mitarbeiter oder Benutzer Nachrichten privat empfangen kann, ohne dass ein Administrator die Voicemails richtig weiterleiten muss. Der Server, auf dem die Voicemails gespeichert sind, kann Benutzern E-Mail- oder SMS-Nachrichten senden, damit sie wissen, dass neue Voicemails auf dem Server eingegangen sind.
Viele Server sind so aufgebaut, dass sie Informationen speichern und Daten von einem Ziel zum anderen weiterleiten, und ein Voicemail-Server erfüllt beide Aufgaben. Dieser Server muss Hunderte, wenn nicht Tausende von Voicemails gleichzeitig speichern können, insbesondere bei großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Voicemails können für Benutzer erforderlich sein, insbesondere in Unternehmen, in denen Mitarbeiter häufig Bestellungen oder Kundenanfragen per Voicemail erhalten, daher muss der Server Dateien sicher speichern können, ohne sie versehentlich zu löschen.
Um Dateien an den richtigen Ort weiterzuleiten, enthalten die meisten Voicemail-Serveranwendungen viele separate Posteingänge, einen für jeden Mitarbeiter oder jede Abteilung, je nachdem, wie das Unternehmen betrieben wird. Durch separate Posteingänge wird sichergestellt, dass jede Person ihre Voicemails mit minimalen Problemen erhält. Dies macht es auch für Administratoren einfacher, da das manuelle Weiterleiten von Voicemails Stunden dauern kann und sehr schwierig sein kann, ohne jede Voicemail, die in das System eingeht, aufzulisten.
Voicemails sind im Wesentlichen aufgezeichnete Audiodateien. Nachdem Voicemails aufgezeichnet wurden, konvertiert der Voicemail-Server sie in generische Audiodateien, die die meisten Mobiltelefone oder Computer ohne spezielle Software abspielen können. Die Audiodatei wird im Allgemeinen mit Sperren und Verschlüsselungen versehen, um die Nachrichten vor Hackern zu schützen.
Wenn ein Voicemail-Server neue Voicemails empfängt, benachrichtigt er in der Regel die Person, die den Posteingang besitzt, per E-Mail oder SMS. Der Server kann nicht nur Warnungen an viele Geräte senden, sondern viele Geräte können auch für den Zugriff auf den Voicemail-Server verwendet werden. Jedes Gerät mit Internetzugang kann verwendet werden, um Voicemails von diesem Server abzurufen und abzuspielen, wodurch es für einen Benutzer viel einfacher wird, seine Nachrichten zu hören.