Los diferentes tipos de tareas de flujo de trabajo están organizados por la etapa en la que se encuentra un proyecto. Las tareas de flujo de trabajo generalmente se organizan de acuerdo con lo que debe hacerse al proyecto, incluido el diseño, la confirmación de datos, la implementación, los controles de calidad y las pruebas y finalización. El software de gestión de proyectos ayuda a identificar en qué etapa se encuentra un proyecto, qué tareas deben completarse, quién es responsable de ciertas tareas del flujo de trabajo y cómo se llevará a cabo el proceso de transferencia.
El diseño y la presentación suelen ser el primer conjunto de tareas de flujo de trabajo. Cuando un proyecto se encuentra en sus etapas iniciales, se recopila información para determinar sus parámetros y cuál es el resultado deseado. Las especificaciones y opciones se exploran en este punto. Un ejemplo sería la venta de líneas telefónicas de voz y datos.
En este escenario, un ejecutivo de cuenta o representante de ventas trabajaría con el cliente para determinar qué tipo de servicio podría estar buscando. El representante de ventas luego negociaría ciertos tipos de productos que se ajustan a las necesidades del cliente y compilaría una hoja de datos con estas especificaciones. Un pedido se convierte en un proyecto que se entrega a un equipo de servicio y cumplimiento que verifica la información y maneja los aspectos técnicos de la solicitud.
La segunda etapa de las tareas de flujo de trabajo a veces se denomina confirmación o especificación de datos. Las solicitudes de proyectos se examinan para asegurarse de que están dentro de las pautas de la compañía y cumplen con los requisitos para la implementación. Por ejemplo, si un cliente solicita un servicio que no está disponible en su área, entonces el proyecto no puede continuar. Con algunos proyectos, la información de contacto y facturación del cliente puede verificarse para facilitar el proceso de implementación, lo que podría implicar la cooperación de proveedores externos.
La implementación implica trabajar con una variedad de departamentos y contactos individuales que son responsables de los diferentes detalles del proyecto. Durante esta etapa, el monitoreo generalmente se realiza para garantizar que se cumplan las fechas clave. Es posible que se necesiten escalamientos y solución de problemas entre las distintas personas involucradas para resolver los problemas que pueden estar frenando el proyecto.
Otro tipo de tarea de flujo de trabajo son las pruebas y el control de calidad. Una vez que se han completado los detalles de un proyecto, a menudo se realizan pruebas para garantizar que todo funcione correctamente. En el ejemplo de una línea telefónica de voz, una vez que se ha instalado el servicio, el cliente y los proveedores prueban la línea para asegurarse de que funciona como se especifica.
La etapa de finalización del proyecto también se considera una tarea de flujo de trabajo. Se pueden escribir informes durante este tiempo, así como un análisis de lo que salió bien. También se pueden hacer sugerencias de mejora durante la finalización. El proyecto generalmente se marca como completo una vez que ha pasado las pruebas exitosas.
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