Hacer un inventario es parte del proceso básico de gestión y control empresarial responsable. Al realizar periódicamente un recuento físico, es posible asegurarse de que todos los artículos relevantes se contabilicen adecuadamente y que los documentos actuales relacionados con el valor del inventario sean precisos. Estas son algunas de las diferentes formas en que las empresas han gestionado este tipo de control de materiales a lo largo de los años.
Un enfoque tradicional para hacer inventario se conoce como un recuento de ciclos. Utilizado durante muchos años en plantas textiles, este enfoque requería realizar inventarios físicos regulares de una parte de los materiales almacenados en las tiendas de suministros a nivel de planta. Muchas compañías textiles administran sus suministros utilizando lo que se conoce como códigos de materiales, que es simplemente una forma fácil de clasificar varios componentes y materiales que están asociados con la función de un departamento determinado en la planta.
Un conteo de ciclo típico identificaría un número limitado de códigos de material para inventariar cada mes calendario. Los códigos de material seleccionados estarían sujetos a un recuento físico, con cada unidad de cada artículo enumerada bajo esos códigos contados físicamente. El resultado del conteo del ciclo se compara con los registros guardados de los recibos y las emisiones de esos artículos, y cualquier diferencia entre los dos se anota y se concilia. Los recuentos de ciclos generalmente están estructurados para permitir que todo el inventario se cuente físicamente en el transcurso del año, y a menudo puede hacer que el proceso de hacer una reconciliación anual de materiales de las tiendas completas sea mucho más fácil.
Gracias al uso de software moderno, también es posible hacer un inventario rápido de un grupo seleccionado de artículos con gran facilidad. Por ejemplo, generar una copia impresa de la cantidad de material de oficina que debería estar disponible es muy simple. El informe impreso reflejará la cantidad de cada elemento que aún debe estar pendiente de emisión a un departamento determinado, a partir de la fecha en que se extrae el informe. Este enfoque requiere que todos los recibos y problemas se registren en la base de datos antes de que se genere el informe; de lo contrario, el recuento se desactivará.
Muchas empresas emplean un proceso que depende en gran medida del uso de FIFO y LIFO. Acrónimos de primero en entrar, último en entrar, primero en salir, respectivamente, este tipo de gestión de inventario se basa en un registro preciso cuando llegan los artículos y cuando se desembolsan a un departamento determinado dentro de la empresa. Con este enfoque, las unidades restantes de un artículo determinado se verifican físicamente después de que los recibos y emisiones del día se hayan ingresado en la base de datos de la cadena de suministro. Este proceso a menudo permite que las pequeñas empresas que necesitan mantener los inventarios al mínimo para fines fiscales siempre sepan exactamente lo que tienen a la mano y que tomen medidas si no se puede contabilizar una cantidad significativa de un artículo determinado.
Los procesos de inventario pueden ser muy elaborados o muy simples, según las necesidades de la empresa. Al elegir el tipo correcto de sistema de seguimiento y software, y al ser diligente en el conteo físico de las unidades de manera regular, es posible asegurarse de que los registros de materiales se mantengan precisos en todo momento. Esto hace que la valoración de todo tipo de inventarios, desde materias primas hasta productos terminados, sea mucho más fácil de lo que sería de otra manera.
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