La oficina principal de un hotel es donde se encuentran los servicios para huéspedes; Los empleados que trabajan en esta área estarán en contacto directo con los huéspedes del hotel durante el check-in y el check-out, así como a todas las horas del día para abordar cualquier problema o pregunta que los huéspedes puedan tener. La oficina principal de un hotel también puede ser la ubicación de servicios de portería, servicios de estacionamiento y cualquier otro servicio relacionado con la vida diaria de un huésped en el hotel. La mayoría de los huéspedes tienen una interacción limitada con la recepción, generalmente solo durante el check-in o el check-out.
Los servicios de reserva también operarán desde la recepción de un hotel. Estos empleados serán responsables de atender las llamadas telefónicas y las comunicaciones por Internet relacionadas con las salas de reserva. Los huéspedes rara vez entran para hacer reservaciones, ya que la mayoría de los huéspedes viajarán para llegar al hotel, pero es posible que algunas personas visiten la recepción de un hotel para reservar una habitación. Si esto ocurre, los asociados de servicios de reserva ayudarán a estas personas a hacer sus reservas. También ayudarán a las personas que necesiten reservar un bloque de habitaciones, lo cual es común para bodas y otros eventos grandes. Los servicios de reserva también pueden ayudar a los huéspedes a reservar otras áreas del hotel, como centros de conferencias, etc.
Algunos hoteles tendrán coordinadores de eventos, dependiendo del tamaño y diseño del hotel en sí. Estas personas operarán desde la oficina principal de un hotel y reservarán, planificarán, coordinarán o organizarán eventos en los terrenos del hotel. Los servicios de reserva a menudo trabajarán directamente con los coordinadores de eventos para garantizar que las áreas del hotel no tengan doble reserva, y el coordinador de eventos puede ser responsable del mantenimiento y la limpieza de las áreas de eventos, servicios de catering, servicios tecnológicos, etc. Estos coordinadores a menudo trabajarán directamente con los invitados y las personas que planean eventos para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas.
Los asistentes de recepción a menudo realizan varias tareas, la mayoría de las cuales se relacionan directamente con los servicios para huéspedes. Además de registrar la entrada y salida de los huéspedes, los asistentes de recepción pueden realizar tareas tales como organizar el transporte para los invitados, atender los servicios y problemas de estacionamiento, recomendar atracciones y restaurantes locales, abordar cualquier problema dentro de las habitaciones individuales que pueda surgir, atender los problemas de facturación y preguntas, y posiblemente incluso organizando servicios de limpieza. Estos asistentes también pueden abordar las necesidades de programación de los invitados; programar llamadas de atención o servicios de transporte son tareas comunes.
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