Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es un sistema de tecnología de la información que una empresa implementa para ayudar a automatizar sus procesos y actividades comerciales internos. La gestión de cambios de ERP es el proceso específico para implementar un nuevo sistema por primera vez o cambiar de un sistema a otro. Todo este proceso involucra dos operaciones diferentes a gran escala: integración de tecnología de información y gestión de cambios. El tamaño de la empresa generalmente dictará el proceso de gestión de cambios de ERP ya que el sistema contiene varios módulos o secciones diferentes.
El proceso de gestión de cambios puede hacerse interna o externamente. La gestión del cambio interno implicará trasladar al personal de sus actividades laborales diarias al equipo de gestión del cambio. Los dueños y gerentes de negocios típicamente seleccionarán individuos que tengan un conocimiento particular del sistema ERP u otros departamentos comerciales que recibirán el nuevo sistema. Las grandes empresas con operaciones comerciales complejas a menudo utilizarán este enfoque, ya que tienen el personal para manejar este proceso.
La gestión externa de cambios de ERP requiere que una empresa contrate a un consultor de gestión u otro equipo de gestión de cambios. Estas personas o grupos suelen tener un conocimiento o experiencia particular con el proceso de gestión del cambio. Usar un grupo externo con la gestión de cambios de ERP puede ser más beneficioso ya que todo el proceso involucra hardware y software de tecnología de información técnica.
Instalar un nuevo sistema ERP cuando la empresa no tiene un sistema empresarial anterior es a menudo más fácil que sobrescribir un sistema antiguo. Los sistemas más antiguos pueden requerir la eliminación de paquetes de software o hardware antiguos. La tecnología más nueva a menudo es difícil de integrar con sistemas más antiguos, lo que puede resultar en mayores costos de administración de cambios. Además, el hardware de tecnología más antiguo puede tener poco o ningún valor de recuperación. Las empresas a menudo perderán dinero si no pueden vender el equipo viejo.
La implementación de un sistema ERP generalmente comienza con un departamento o división. Dependiendo de las operaciones de la empresa y de la industria o sector empresarial, los propietarios y gerentes de empresas a menudo comenzarán con un área de menor volumen. Esto permite a la compañía continuar con las operaciones principales durante todo el proceso de gestión de cambios de ERP. Los errores y problemas también pueden corregirse rápidamente sin demasiadas interrupciones. Los empleados también pueden estar más dispuestos a ayudar con el proceso de cambio si se sienten más cómodos con el proceso y los dueños y gerentes de negocios trabajan con los empleados en lugar de estar cerca de ellos.
La gestión del cambio no es necesariamente un proceso que finaliza rápidamente. Los cambios o ajustes al sistema ERP en períodos de tiempo futuros a menudo serán necesarios para garantizar que la empresa maximice el valor del ERP. Al utilizar un equipo externo de gestión de cambios, la empresa puede necesitar solicitar asistencia continua en términos de analistas técnicos o de servicio al cliente. Esto permite a la empresa trabajar con el proveedor de ERP para corregir problemas y problemas.
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