«Facturar y retener» es un término utilizado para referirse a un acuerdo entre un comprador y un vendedor en el que se le factura al comprador por bienes o servicios que realmente no se han recibido. La idea es que los productos serán entregados al comprador en una fecha posterior acordada. Como parte del acuerdo, el vendedor acuerda reservar esos productos para el comprador, proporcionar almacenamiento temporal para esos productos y ejecutar la entrega del pedido una vez que se recibe y registra el pago.
Un acuerdo de facturación y retención puede ilustrarse con el ejemplo de una empresa que hace un pedido de un gran número de lápices a un proveedor. El comprador puede querer pagar el pedido en el período contable actual, pero no quiere tomar posesión de los lápices hasta una fecha posterior, posiblemente debido a la necesidad de dejar espacio para los lápices en un área de almacenamiento. En este escenario, el vendedor acepta procesar el pedido y segregar los lápices para completar el pedido del resto de su inventario. Durante este período, el comprador remite el pago del pedido y el vendedor registra la compra en las cuentas por cobrar contables. En la fecha acordada por las dos partes, el vendedor envía los lápices a la dirección proporcionada por el comprador. Al recibir los lápices enviados, el pedido se considera completado por ambas partes.
Si bien un enfoque de facturación y retención a veces puede ser beneficioso tanto para el comprador como para el vendedor, administrar el proceso puede requerir un esfuerzo adicional. Los compradores deben realizar un seguimiento de las fechas de entrega anticipadas, así como presentar el pago de aquellos bienes que aún no se han recibido. Si no lo hace, puede inflar el inventario real y presentar una falsa impresión de qué recursos están realmente disponibles para usar en varios procesos comerciales. El vendedor también debe realizar un seguimiento de la cantidad de inventario que se ha comprometido con el comprador y asegurarse de no usar ese inventario para completar otros pedidos pendientes.
Junto con los posibles escollos, es importante reconocer que el uso de un acuerdo de factura y retención no siempre es considerado favorablemente por varias agencias reguladoras, y debe llevarse a cabo de acuerdo con requisitos muy estrictos. Por ejemplo, la Comisión de Bolsa y Valores de los Estados Unidos no considera que la propiedad de los productos pase del vendedor al comprador hasta que el comprador esté en posesión de esos productos, momento en el cual el comprador puede disfrutar de todos los derechos y responsabilidades relacionados con esa propiedad Esto puede significar que el comprador debe observar ciertas regulaciones en términos de contabilización de los fondos gastados en la compra para cumplir con las reglas y regulaciones de la SEC. En los países donde se utiliza con mayor frecuencia un proceso de facturación y retención, tanto los compradores como los vendedores deben administrar el proceso de contabilidad asociado para que no haya dudas sobre el estado actual de un pedido, incluido si realmente se ha recibido o si la entrega aún está pendiente.
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