Conosciuto anche come groupware, il software collaborativo è un tipo di programma per computer che facilita la condivisione di dati tra più computer. L’obiettivo principale che si sforza di raggiungere è consentire agli utenti di lavorare collettivamente sugli stessi documenti e progetti di squadra. Questo di solito può essere fatto su reti di computer locali e remote. Alcune delle funzionalità garantite dal software collaborativo sono la condivisione di comunicazioni e-mail, messaggistica istantanea, dati del calendario e conferenze.
Il software collaborativo offre molti vantaggi. Tra queste vi sono la capacità di integrare varie funzionalità di pianificazione, programmazione e monitoraggio in un unico pacchetto. Con il lusso di collaborare tramite intranet o Internet, i gruppi possono godere dell’esecuzione coordinata e senza interruzioni delle attività essenziali necessarie per raggiungere obiettivi orientati al team.
Forse il vantaggio più notevole del software collaborativo è l’archiviazione centralizzata dei dati. Poiché tale applicazione richiede che più utenti abbiano accesso simultaneo agli stessi dati, è necessaria una memorizzazione centralizzata per gestire il set di dati master. Con la maggior parte dei software, gli utenti hanno accesso alla versione più recente dei dati contenuti nell’applicazione tramite un ID di accesso e una password. Il set di dati anagrafici è controllato da un amministratore di livello superiore. L’archiviazione centralizzata fornisce agli utenti del gruppo l’accesso di cui hanno bisogno per essere produttivi, contribuendo nel contempo a garantire l’integrità dei dati.
Il software collaborativo può essere utile in una serie di situazioni, come nello sviluppo di software. Nella maggior parte dei casi, le applicazioni software vengono create da un team di sviluppatori, poiché il compito è solitamente troppo impegnativo da gestire per un singolo individuo. Se la comunicazione tra il team di sviluppo non è chiara, anche il più semplice degli errori può portare a un prodotto finale che presenta gravi difetti. Le funzionalità di controllo della versione offerte dal software collaborativo possono fornire ai team di sviluppo la cronologia completa del progetto in modo che possano risolvere eventuali errori che potrebbero essere stati identificati.
Alcune soluzioni software collaborative sono più numerose e richiedono un’infrastruttura IT complessa. Questo tipo di software viene in genere offerto tramite un servizio in outsourcing in cui un’azienda ospita il programma sul proprio server e fornisce l’accesso agli utenti del gruppo. Alcuni degli esempi più noti di queste soluzioni sono Microsoft Exchange® e Microsoft Sharepoint®. Le variazioni di tali programmi sono anche comunemente classificate in base al fatto che l’applicazione sia progettata per l’accesso a Internet o intranet.
Il software collaborativo può essere vantaggioso per organizzazioni e team di varie dimensioni. Offre un modo per aumentare la produttività e completare progetti di successo indipendentemente dai confini fisici. Con l’evoluzione rapida della tecnologia informatica e Internet, questo tipo di software potrebbe avanzare per includere soluzioni di collaborazione ancora più fluide in futuro.