Il software di distribuzione è un pacchetto applicativo integrato nei sistemi informatici che aiuta un’organizzazione a gestire il processo della catena di approvvigionamento. Alcune organizzazioni utilizzano soluzioni aziendali che combinano le funzioni di due o più reparti che influiscono direttamente sull’inventario. Le diverse funzioni in un’applicazione software di distribuzione possono aiutare con la gestione dell’inventario, le previsioni, gli ordini di acquisto, la contabilità e la gestione delle relazioni con i clienti.
Le aziende che distribuiscono e gestiscono l’inventario possono scoprire che il software di distribuzione è necessario per tenere traccia dei loro prodotti. Poiché la pipeline di distribuzione di solito richiede che i prodotti vengano stoccati in magazzini e spostati da un luogo all’altro, l’applicazione software è un modo automatizzato di gestire i livelli di inventario per SKU o UPC. Uno dei motivi principali per cui viene utilizzato il software di distribuzione è l’instillazione di una sorta di sistema di gestione del magazzino e dell’inventario.
La gestione del magazzino aiuta le aziende a mantenere organizzati i propri magazzini. Le funzioni del software identificano le posizioni di stoccaggio per i singoli prodotti in base al numero UPC, aiutano i dipendenti a individuare gli spazi adatti per le singole spedizioni e prelevano il prodotto secondo necessità. Può anche aiutare il personale del magazzino a riorganizzare lo spazio per fare spazio all’aggiunta di nuovi prodotti o migliorare l’efficienza dei raccoglitori posizionando prodotti simili uno vicino all’altro.
Il monitoraggio dei livelli di inventario in tempo reale di ciascun prodotto immagazzinato nei magazzini dell’azienda è un’altra importante funzione del software di distribuzione. La gestione dell’inventario identifica quali prodotti stanno per esaurirsi e devono essere riordinati per soddisfare la domanda. La previsione della domanda di prodotti in base alla cronologia degli ordini dei clienti è un’attività automatizzata che il software può gestire una volta definiti parametri specifici. Il software è abbastanza flessibile da consentire ai dipendenti di regolare manualmente tali parametri secondo necessità, se la domanda non è in linea con i livelli di offerta.
Poiché la gestione della catena di approvvigionamento è in gran parte guidata dalle vendite, i sistemi aziendali possono essere utilizzati per ottenere una sorta di automazione tra i reparti vendite e operazioni. Ad esempio, un produttore che vende direttamente ai clienti al dettaglio potrebbe acquistare un software di distribuzione che trasferisce automaticamente gli ordini di vendita al sistema informatico del magazzino. Il sistema nel magazzino detrae quindi questi livelli di inventario dalla sua ubicazione e genera ordini di rinnovo dai fornitori o dai principali centri di distribuzione. Un sistema informatico di magazzino potrebbe anche generare ordini per gli addetti alla raccolta per individuare, evadere e imballare per il ritiro.
La gestione delle relazioni con i clienti (CRM) può essere inclusa in alcuni pacchetti software di distribuzione. Questa funzione gestisce i prezzi, i livelli di ordinazione dalle vendite e il processo di ordinazione. Nelle applicazioni CRM possono essere inclusi collegamenti a servizi di supporto esterni. Di solito si tratta di servizi che esulano dall’ambito sia del magazzino che del personale di vendita, come la fatturazione o il supporto tecnico.
Il software di gestione della catena di approvvigionamento potrebbe includere anche funzioni di vendita e contabilità. Non tutte le organizzazioni lo utilizzeranno, ma può includere un libro mastro generale per registrare le transazioni contabili. Le funzioni di gestione finanziaria generano e tengono traccia dei debiti e dei crediti in base agli ordini ricevuti dalle vendite.