Il software di gestione delle proprietà in affitto è un software progettato per facilitare la gestione delle proprietà in affitto. Anche una sola proprietà in affitto può essere una sfida da gestire e per le persone che gestiscono più unità, in particolare gli immobili commerciali, può essere complicato tenere traccia di inquilini, spese, problemi fiscali e così via. Diverse aziende producono software che possono essere utilizzati per gestire le proprietà in affitto, inclusi programmi gratuiti che possono essere sorprendentemente potenti, ed è anche possibile acquistare software che integra altri tipi di prodotti finanziari, come il software di finanza personale.
Come minimo, il software di gestione delle proprietà in affitto crea efficacemente un registro elettronico che può essere utilizzato per tenere traccia degli affitti in entrata e delle spese relative alla proprietà come pagamenti di mutui, tasse sulla proprietà, assicurazione sulla proprietà, pagamento per il personale di pulizia e riparazioni. Il database è solitamente progettato per essere facilmente ricercabile in modo che i proprietari possano identificare gli affitti in ritardo e tenere traccia delle spese complessive come le riparazioni; questo può essere utile al momento delle tasse poiché un proprietario calcola le detrazioni o fornisce informazioni a un contabile, e può essere utile per tenere traccia dell’ultima volta che è stata eseguita la manutenzione ordinaria e se determinati inquilini sembrano essere collegati o meno a maggiori spese per riparazioni e servizi .
Le persone possono anche utilizzare il software di gestione delle proprietà in affitto per creare un database di inquilini, che include informazioni sugli inquilini che possono essere utili, come informazioni di contatto di emergenza, un elenco completo di tutti coloro che sono autorizzati a vivere in una determinata residenza, identificazione di informazioni sugli animali domestici, miglioramenti apportati alla proprietà da parte degli inquilini, fotografie della proprietà prima del trasloco che possono essere utilizzate durante un’ispezione di trasloco, e così via. Il database può anche includere informazioni su contratti di locazione, depositi raccolti dagli inquilini e così via, rendendo facile per i proprietari tenere traccia di dati importanti. Queste informazioni possono essere utili per i proprietari e possono essere incredibilmente preziose in una situazione di emergenza come un crollo di un edificio, un terremoto o un’emergenza civile, in cui il database potrebbe aiutare i servizi di emergenza.
Il software di gestione della proprietà in affitto può essere utilizzato anche per tenere traccia delle esigenze di manutenzione ordinaria. Può emettere messaggi e promemoria quando è necessaria la manutenzione e i proprietari possono usarlo per prendere appunti sui fornitori di servizi in modo che sappiano chi chiamare quando si verifica un’emergenza. Il software può anche tenere traccia di dipendenti come supervisori di edifici, addetti alle pulizie e così via. Se i proprietari hanno accettato gli obblighi relativi alle proprietà commerciali, come la pulizia degli atri, il software può garantire che questi obblighi siano rispettati in modo che il proprietario possa essere sicuro che la sua parte dell’accordo è stata trattenuta.
L’organizzazione può aiutare i proprietari a gestire le proprietà in modo più efficace ed efficiente e spesso migliora anche la qualità del servizio per gli inquilini. Molti prodotti software per la gestione delle proprietà in affitto sono progettati per essere altamente flessibili per soddisfare le esigenze di una varietà di proprietari e situazioni, dai proprietari che accettano lavoro-scambio in affitto alle aziende che cercano di gestire un edificio con migliaia di unità, comprese le attività miste commerciali e residenziali proprietà.