Più un’azienda cresce e più dipendenti ha, maggiore è la sua necessità di gestione delle esigenze dei dipendenti. Uno dei modi più efficienti e tecnologicamente avanzati per soddisfare questa esigenza è utilizzare un software per il personale.
In poche parole, il software per il personale è una o una serie di applicazioni che automatizzano molte attività di segreteria e/o contabilità precedentemente completate dalle mani di talento e premurose delle persone. Elementi come fogli presenze, buste paga, richieste di ferie e fatture possono essere elaborati utilizzando un software per il personale. Lasciare che un computer esegua queste attività non solo le rende più rapide, data la capacità naturale di un computer di svolgere più attività all’ennesima potenza, ma libera anche le persone che in precedenza svolgevano quelle attività per altre attività. Questo è un modo importante per le aziende di andare avanti, lasciando che la tecnologia le aiuti a creare più tempo per nuove sfide.
Sono disponibili anche software per il personale di altro tipo: alcune applicazioni consentono ai lavoratori di gestire le proprie attività quotidiane in modo più efficiente. Questo software per il personale si concentra maggiormente sulle persone e può gestire appuntamenti ed elenchi di cose da fare, tenere traccia dei dati di clienti e contatti e impostare allarmi e promemoria per attività importanti come riunioni e chiamate in conferenza. In questo caso, il software per il personale prende il posto di una segretaria. In effetti, il computer è il segretario.
Un vantaggio principale del software per il personale è la creazione di un registro elettronico di tutte le attività che gestisce. Piuttosto che fare affidamento su un sistema di documenti, file, cartelle e schedari, i lavoratori possono invece dipendere da equivalenti virtuali, alimentati da computer e server e sistemi di backup che collettivamente occupano molto meno spazio e richiedono molto meno sforzo per mantenere rispetto al loro fisico – controparti mondiali. Finché i lavoratori impostano metodi appropriati per tracciare e archiviare le informazioni, trovare una fattura scritta 20 anni fa o giù di lì è solo a pochi clic di mouse – ben lungi dal setacciare pile di carta in scatole polverose nel seminterrato o in magazzino.
Tuttavia, pochissimi luoghi di lavoro sono senza carta, anche se possono certamente trarre vantaggio dai progressi tecnologici di cui disponiamo oggi. Molte persone fanno copie cartacee di fatture, conti, appuntamenti, appunti di riunioni e altri documenti digitali del loro mondo di tutti i giorni. Il numero di pagine, tuttavia, può essere ridotto grazie al software per il personale.
Uno svantaggio del software per il personale è che, in molti casi, non è interamente mobile. I professionisti che viaggiano spesso e si affidano ai loro telefoni cellulari, computer portatili e assistenti digitali personali (PDA) per fare affari potrebbero trovarsi in difficoltà a causa della mancanza di software per il personale mentre sono in viaggio. Gli smartphone possono risolvere questo problema in una certa misura, poiché possono eseguire versioni mobili di applicazioni software comuni, incluse alcune versioni di software per il personale. Questi telefoni possono anche fornire funzionalità di navigazione sul Web, consentendo ai lavoratori mobili di accedere al software per il personale basato sul Web.