Proprio come un browser Web deve organizzare i dati in modo che gli utenti possano ottenere i risultati di una ricerca, la classificazione dei documenti consente alle organizzazioni di semplificare la ricerca di informazioni importanti. La categorizzazione dei documenti viene eseguita in modo diverso rispetto all’utilizzo degli algoritmi dei motori di ricerca perché parole chiave specifiche possono avere significati diversi. Tale metodo deve essere in grado di valutare il contesto di specifici documenti aziendali. Con la classificazione dei documenti supervisionata, l’utente etichetta un insieme di documenti che il sistema automatizzato può utilizzare come modello. Nel metodo non supervisionato, sono organizzati matematicamente sulla base di parole e frasi simili.
L’utente ha il massimo controllo sulla classificazione dei documenti quando viene utilizzata la classificazione basata su regole. Il contesto, le categorie e le regole vengono creati in base a quanto immesso manualmente. Durante il processo di recupero del documento, tutto viene classificato in base alle regole esatte specificate dall’utente. Le categorie devono essere assegnate anche durante il metodo supervisionato. Tuttavia, la fase di scrittura delle regole che il sistema di ricerca dovrebbe seguire viene completata automaticamente.
Con il raggruppamento di documenti, chiamato anche classificazione non supervisionata, i raggruppamenti e le categorie vengono tutti eseguiti automaticamente. Non c’è l’inserimento manuale delle regole, che può essere sia vantaggioso che svantaggioso. Questo processo consente di risparmiare tempo poiché non è necessario scrivere regole e spesso si trovano documenti simili che inizialmente non erano considerati simili. Il rovescio della medaglia è che potrebbero apparire insieme documenti che non erano originariamente destinati a essere nella stessa categoria. L’approccio più automatizzato è anche più oneroso sui sistemi informatici.
Per trovare un equilibrio tra i due diversi metodi, gli specialisti informatici hanno ideato il metodo della classificazione semi-sorvegliata dei documenti. I documenti classificati manualmente vengono combinati con set di documenti non etichettati. I programmi che possono associare informazioni da entrambi utilizzano i dati per apprendere come viene classificato ciascun documento. Il recupero delle informazioni è aiutato da un certo controllo sul processo di classificazione. Il clustering dei documenti è reso più efficiente quando è possibile utilizzare frasi per raggrupparli, ad esempio con Suffix Tree Clustering, specialmente per i documenti archiviati online.
La scienza dell’informazione ha esplorato vari modi per rendere più efficiente il data mining. La maggior parte delle aziende è connessa a Internet, quindi il Web mining deve richiedere il minor tempo possibile per trovare i documenti pertinenti. Gli informatici hanno anche creato diversi algoritmi per organizzare i documenti in modo gerarchico. Ciascuno è efficace a modo suo e la classificazione dei documenti continua ad essere studiata e definita da diversi programmi software e metodi aziendali personalizzati.