Il dipartimento di gestione dei viaggi aziendali (CTM) di un’azienda gestisce tutti gli aspetti dell’organizzazione dei viaggi dei dipendenti dell’azienda. I contratti con i partner di viaggio, come le catene alberghiere, sono organizzati dal gruppo di gestione dei viaggi aziendali e i dipendenti devono organizzare i viaggi di lavoro attraverso il dipartimento di gestione dei viaggi. Le grandi aziende hanno dipartimenti di gestione dei viaggi aziendali, mentre le aziende più piccole tendono ad assumere agenti di viaggio per fornire alcuni servizi dello stesso tipo.
Le politiche relative ai viaggi aziendali sono generalmente formulate dal gruppo di gestione dei viaggi in collaborazione con i dipartimenti delle risorse umane e delle finanze. Le grandi aziende hanno un budget annuale per le spese di viaggio e il gruppo di viaggio aziendale deve garantire che il costo totale del viaggio dei dipendenti non superi il budget annuale. Alcuni gruppi di viaggio assegnano un budget di viaggio a ciascuna divisione dell’azienda e i responsabili dipartimentali sono responsabili della supervisione dell’organizzazione del viaggio dei propri dipendenti.
Un gruppo di gestione dei viaggi aziendali normalmente stabilisce legami con aziende che possono fornire trasporto e alloggio ai dipendenti durante i viaggi di lavoro. Le grandi aziende stipulano contratti con diverse catene alberghiere per garantire che i dipendenti possano trovare hotel partner in cui soggiornare indipendentemente da dove devono viaggiare per lavoro. Le aziende normalmente ricevono uno sconto significativo per le prenotazioni di gruppo e ricevono tariffe scontate per aver accettato di lavorare con particolari catene alberghiere e compagnie aeree. Questi sconti dipendono dal fatto che il gruppo di viaggi aziendali accetti di condurre una certa quantità di affari con ciascuna azienda partner. Gli hotel e le compagnie aeree possono sospendere gli sconti se le aziende effettuano prenotazioni meno frequentemente di quanto originariamente concordato.
I dipendenti che devono effettuare trasferte notturne sono normalmente rimborsate per le spese relative a pasti, lavanderia e pulitura a secco. Il gruppo di gestione aziendale conduce ricerche per determinare il costo dei pasti e di altri servizi in diverse aree geografiche e utilizza queste informazioni per stabilire limiti di spesa giornalieri per i dipendenti. Le aziende rimborsano solo le spese che non superano il limite, sebbene i dipendenti siano liberi di spendere oltre il limite giornaliero se utilizzano i propri fondi. Alcuni gruppi di gestione dei viaggi aziendali forniscono ai dipendenti carte di credito aziendali, che consentono ai dipendenti di addebitare le spese direttamente all’azienda anziché presentare richieste di rimborso.
Quando le spese annuali superano il budget dichiarato, il gruppo di gestione dei viaggi aziendali è responsabile di garantire che i dipendenti dell’azienda modifichino o annullino i piani di viaggio per il resto dell’anno. Molte aziende richiedono ai dipendenti di condurre riunioni tramite chiamate in conferenza al fine di ridurre i costi. I budget per i viaggi vengono rivisti annualmente e possono essere aumentati per far fronte all’aumento dei prezzi, ma la maggior parte delle aziende considera le spese di viaggio come spese controllabili e tende a mantenere i budget di viaggio al minimo.