Una politica di approvvigionamento è semplicemente le regole e i regolamenti che sono stabiliti per governare il processo di acquisizione di beni e servizi necessari a un’organizzazione per funzionare in modo efficiente. Il processo esatto cercherà di ridurre al minimo le spese associate all’acquisto di tali beni e servizi utilizzando strategie quali l’acquisto di volumi, l’istituzione di un elenco prestabilito di fornitori e l’istituzione di protocolli di riordino che aiutano a mantenere bassi gli inventari senza compromettere la funzione del operazione. Sia le piccole e grandi aziende che le organizzazioni senza scopo di lucro utilizzano regolarmente una sorta di politica di approvvigionamento.
Non esiste un modo giusto per stabilire una politica di approvvigionamento. Fattori quali le dimensioni dell’azienda, la disponibilità dei fornitori a fornire beni e servizi necessari e il flusso di cassa e il credito dell’azienda influenzeranno spesso l’approccio all’approvvigionamento degli acquisti. Anche le dimensioni della società possono fare la differenza nella formazione della politica di approvvigionamento, in quanto una piccola azienda potrebbe non essere in grado di controllare gli sconti sugli acquisti di volume che una grande società può gestire con relativa facilità.
Allo stesso modo, le circostanze e gli obiettivi finanziari dell’azienda o dell’entità influenzano la selezione dei sistemi di approvvigionamento. Alcuni sistemi sono semplici processi manuali che utilizzano metodi meno recenti come un sistema di carte a fogli mobili per tenere traccia degli acquisti, emissione di articoli a vari reparti e un conteggio progressivo dell’inventario utilizzato per pianificare gli acquisti futuri. Oggi, i sistemi elettronici consentono di tracciare automaticamente tutte queste funzioni, includendo la generazione automatica di richieste e ordini di acquisto quando i livelli di un determinato articolo di magazzino scendono a un certo livello.
Gli appalti elettronici sono un modo comune di effettuare e tracciare gli ordini oggi. I fornitori stabiliscono connessioni di rete con i clienti che consentono di allinearsi con tutti i programmi di approvvigionamento utilizzati dal cliente e di effettuare automaticamente gli ordini, utilizzando Internet per stabilire la connessione. Programmi di questo tipo consentono anche di monitorare rapidamente l’evasione degli ordini, le date di consegna e persino la revisione di eventuali contratti di appalto attualmente in essere.
Indipendentemente dal fatto che la politica di approvvigionamento preveda l’istituzione di procedure di appalto di costruzione o che regoli gli acquisti effettuati da un produttore o da un’organizzazione benefica, una solida politica andrà a beneficio dell’organizzazione mantenendo i costi in linea e definendo chiaramente come verranno effettuati gli acquisti. Poiché le esigenze dell’entità cambiano, ci sono buone probabilità che la politica di approvvigionamento venga adattata per soddisfare tali nuove circostanze. Ciò è necessario per garantire che la politica continui a funzionare nel migliore interesse dell’azienda o dell’organizzazione no profit e mantenere il processo di acquisizione semplice e ordinato.