Si stima che molti utenti di computer, soprattutto nelle grandi organizzazioni, possano avere da 10 a 20 ID utente. Ognuno di questi richiede la propria password. Pertanto, ricordare tutti quegli ID utente e password può essere scoraggiante. La sincronizzazione delle password è un modo per semplificare un po’ la vita di un utente di computer sincronizzando le password in modo che corrispondano tutte su più sistemi.
I vantaggi della sincronizzazione delle password sono evidenti. Coloro che lo fanno tendono a ricordare le loro password più facilmente. Inoltre, sebbene alcuni affermino che una password uniforme per un utente potrebbe ridurre la sicurezza, la sincronizzazione delle password può effettivamente aiutare a migliorare la sicurezza, perché gli utenti avranno meno motivi per annotare le password.
Sebbene sia possibile ottenere la sincronizzazione delle password manualmente, esistono applicazioni software che sono state sviluppate per automatizzare il processo. Il software di solito funziona in due modi, attraverso un processo trasparente o un processo basato sul Web. Il processo trasparente di sincronizzazione della password inizia a funzionare dopo che si verifica una modifica della password in un’applicazione. Quindi va e cambia tutte le altre password per le quali è impostato. Nel processo basato sul Web, le password vengono modificate dall’utente su Internet.
Il processo semplificato può anche far risparmiare denaro. Se un utente deve cambiare fino a 20 password individualmente, ciò può richiedere un’enorme quantità di tempo. Spesso i sistemi richiedono agli utenti di modificare periodicamente le password per ridurre il rischio di accessi non autorizzati. Tuttavia, quando la sincronizzazione delle password avviene tutta in una volta, gli utenti possono tornare al loro scopo originale molto più rapidamente. Questo può aiutare un’azienda ad aumentare la produttività.
Oltre alla sincronizzazione della password, il software può anche aiutare gli amministratori in altri modi. Il software è in grado di rilevare quando è in arrivo un requisito di modifica della password e inviare un promemoria via e-mail all’utente. Ciò può consentire all’utente di gestire questo compito amministrativo in un momento in cui, forse, non è così occupato, fornendo una piccola flessibilità per l’utente.
Inoltre, mentre gli utenti possono utilizzare un sistema di sincronizzazione delle password per modificare tutte le loro password contemporaneamente, potrebbe verificarsi una situazione in cui un utente deve mantenere una password separata o diversa dagli altri. Anche il software di sincronizzazione delle password può tenerne conto, consentendo agli utenti di modificare solo le password desiderate.