Un ufficio di statistiche vitali è un’agenzia governativa che, come minimo, tiene un registro delle nascite e delle morti all’interno della sua giurisdizione. A seconda della politica locale, un ufficio di statistiche anagrafiche può anche registrare e tenere traccia di matrimoni e divorzi. Oltre a fungere da archivio per questi documenti, un ufficio di statistica anagrafica può anche pubblicare indici di nascita, morte e matrimonio e fornire importanti informazioni statistiche ad altri enti governativi, scuole e istituti di ricerca. Molte agenzie di statistiche vitali rilasciano anche copie di certificati di nascita, morte e matrimonio a coloro che ne hanno bisogno e ne fanno richiesta.
Quando un bambino nasce, la sua nascita viene solitamente registrata presso l’ufficio governativo competente, che gli rilascia un certificato di nascita. Un processo simile avviene quando una persona muore, si sposa o divorzia. In alcuni casi, questi dati vengono acquisiti direttamente dall’ufficio di statistica anagrafico competente, oppure da un’agenzia locale o da un tribunale che di solito inoltra le informazioni all’ufficio dei registri anagrafici. Le informazioni contenute in questi registri possono essere registrate, indicizzate e messe a disposizione di ricercatori di politiche sociali e di altri interessati alle condizioni e al comportamento dei cittadini o dei residenti di un’area. Ad esempio, negli Stati Uniti, i Centers for Disease Control and Prevention possono utilizzare il National Vital Statistics System, fornito dagli uffici statali di statistiche vitali, per monitorare i tassi di gravidanza e morte fetale adolescenziale.
Per i privati cittadini che non sono interessati alla politica pubblica o sanitaria, un ufficio di statistica anagrafica può essere una fonte di importanti informazioni sull’identità e sulla genealogia. Se una persona ha bisogno di una copia autenticata o ufficiale di un certificato di nascita o di morte, di solito deve richiederla al suo ufficio di statistica anagrafica. Alcuni uffici di statistiche anagrafiche possono anche distribuire certificati di matrimonio e divorzio, sebbene ciò non sia vero in tutti i luoghi, poiché questi certificati possono essere conservati presso i tribunali locali o gli uffici della contea. Tuttavia, l’ufficio delle statistiche vitali può tenere elenchi di matrimoni e divorzi, noti anche come indici, che possono essere cercati da coloro che hanno bisogno di confermare un matrimonio o un divorzio ma non hanno effettivamente bisogno di una copia del certificato. Negli ultimi tempi, molti uffici di statistiche vitali negli Stati Uniti hanno iniziato a collaborare con società di terze parti per soddisfare le richieste online di copie autenticate di certificati di nascita, morte e matrimonio.