Un portale aziendale è un singolo sito Web che consente al personale di accedere a una gamma di strumenti, programmi e funzioni. Il portale è disponibile via Internet e in genere ha una presenza sia pubblica che privata. Lo scopo principale di un portale aziendale è fornire al personale un accesso personalizzato alle informazioni e agli strumenti richiesti nella sua posizione. Molte aziende utilizzano il portale aziendale anche per comunicare con il personale, condividere documenti e incoraggiare la collaborazione.
Esistono diverse tecnologie che possono essere utilizzate per creare un portale aziendale: Sun®, Microsoft Sharepoint® e SAP® sono solo alcuni degli strumenti software più diffusi. Per supportare questo tipo di tecnologia, l’organizzazione deve investire risorse significative nell’hardware del computer per ospitare un sito Web attivo, certificati di sicurezza per mantenere la sezione privata del portale e uno strumento di gestione degli utenti. Le competenze richieste per supportare questo tipo di tecnologia si trovano spesso nel personale di supporto alle operazioni o negli specialisti hardware.
Nella maggior parte delle organizzazioni, il portale aziendale viene utilizzato per visualizzare funzioni o informazioni specifiche per l’utente dal sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Il portale è semplicemente la porta utilizzata per accedere a questi sistemi. La programmazione necessaria per rendere disponibili le funzionalità tramite il portale varia, in base alla tecnologia dell’ERP. Ad esempio, uno sviluppatore SAP® può utilizzare Java® o ABAP® per creare funzioni di portale Web per gli utenti.
Ad ogni membro del personale dell’organizzazione viene fornito un nome utente e una password per accedere al portale. L’autorizzazione basata sul ruolo viene in genere utilizzata per determinare quali funzioni è in grado di svolgere. Ad esempio, tutto il personale può avere automaticamente accesso alla visualizzazione della propria dichiarazione di paga, inviare moduli di rimborso spese e registrare le richieste di ferie. In base alla posizione della persona all’interno dell’organizzazione, potrebbe anche avere accesso ai moduli delle risorse umane, alla gestione dell’inventario o alle informazioni finanziarie. Tutti gli accessi sono gestiti dallo stesso gruppo che controlla l’accesso al sistema ERP.
Questo tipo di tecnologia sta diventando sempre più popolare tra le aziende che vogliono fornire al personale l’accesso a strumenti via Internet, mantenendo gli stessi controlli attualmente in vigore. Dal punto di vista degli sviluppatori, il portale aziendale è il metodo di consegna perfetto per gli utenti che non hanno bisogno di accedere all’ERP su base giornaliera, ma sono utenti più occasionali. Questa funzionalità apre anche le porte a dashboard di analisi, metriche e altri strumenti di comunicazione.