Una cartella di posta indesiderata è un’area virtuale per l’archiviazione di posta elettronica indesiderata e spesso non richiesta all’interno di un’applicazione o di un sistema di posta elettronica. I programmi all’interno della posta elettronica generalmente includono opzioni di personalizzazione per spostare automaticamente i messaggi indesiderati in una cartella di posta indesiderata, ma spesso questa posta deve essere spostata manualmente nella cartella dopo aver raggiunto una casella di posta in arrivo. Quando arriva e-mail da una fonte indesiderata, in genere c’è un elenco di blocchi o un filtro antispam per registrare l’indirizzo e-mail o l’estensione del mittente, il campo dell’oggetto o le parole chiave del contenuto e avere messaggi simili inviati direttamente alla cartella della posta indesiderata. Gli elementi in questa cartella possono essere eliminati manualmente o possono essere impostati su un calendario per l’eliminazione automatica dopo un determinato periodo di tempo, sebbene sia generalmente consigliabile esaminare la posta indesiderata per i messaggi che potrebbero essere stati filtrati dal programma di posta elettronica per errore .
La maggior parte dei programmi di posta elettronica include una cartella della posta indesiderata all’interno della directory della cartella della posta standard. Alcune aziende dedicano personale alla creazione di e-mail di marketing che possono eludere i filtri e arrivare a una casella di posta senza essere relegate nella cartella della posta indesiderata. L’elusione dei filtri antispam e della posta indesiderata può essere una specialità di marketing nonché una linea di difesa della programmazione informatica durante lo sviluppo e il debug.
Molti messaggi virtuali arrivano direttamente alla cartella della posta indesiderata a causa della natura del contenuto nel corpo dell’e-mail stessa. Le impostazioni all’interno di un programma possono filtrare tutti i contenuti contenenti parolacce, linguaggio sessualmente esplicito ed eufemismi di marketing progettati per sfuggire al processo di filtro. Anche le righe dell’oggetto contenenti gli stessi tipi di materiale possono essere retrocesse dalla posta in arrivo a una cartella di posta indesiderata. Altri filtri possono essere impostati per far rimbalzare le e-mail ricevute da posizioni o server identificati come creatori o generatori di spam.
Sebbene i programmi di posta elettronica siano in genere abbastanza sofisticati da gestire la maggior parte della posta indesiderata inviata a una casella di posta, occasionalmente inviano la posta desiderata a una cartella di posta indesiderata. Quando si elimina il contenuto della cartella della posta indesiderata, si consiglia comunemente all’utente di rivedere gli indirizzi e le righe dell’oggetto per assicurarsi che non venga eliminato un pezzo di posta non spam. In genere, le applicazioni di posta elettronica dispongono anche di un messaggio pop-up prima del completamento dell’eliminazione per chiedere nuovamente agli utenti se sono sicuri dell’eliminazione dei messaggi di posta elettronica selezionati o del contenuto della cartella. Se vengono trovati messaggi validi, possono essere spostati nella posta in arrivo e può essere eseguito un secondo passaggio per rimuoverli dalle impostazioni identificandoli come spazzatura.