Una teleconferenza web è un modo tecnologicamente avanzato per tenere riunioni di lavoro utilizzando telefoni, Internet, webcam e un programma software che viene eseguito da un server centrale o da un sito web. Gli utenti possono accedere a una conferenza utilizzando qualsiasi computer e parlare o chattare con altri utenti tramite Internet. Ciò consente ai professionisti aziendali di tenere riunioni con i dipendenti che lavorano in remoto o di tenere conferenze anche quando i membri chiave di un team sono in viaggio o non sono altrimenti disponibili per riunioni dal vivo.
I primi software di teleconferenza Web dovevano essere installati da ciascun utente per poter partecipare, ma oggi chiunque può prendere parte a una conferenza Web utilizzando piattaforme online. Il più sofisticato di questi consente ai partecipanti di parlare utilizzando il microfono di un computer e di vedere gli altri utenti tramite le webcam installate su ciascun computer. Altre versioni consentono ai membri di ascoltare una persona tramite telefono, mentre sono in grado di comunicare attraverso un sistema basato su chat. Altri ancora utilizzano fotocamere e opzioni di vivavoce.
I vantaggi dell’utilizzo del software di teleconferenza Web includono il non essere limitati dalla presenza fisica di un membro del team durante lo svolgimento di riunioni di lavoro. Un numero maggiore di lavoratori è anche in grado di lavorare da remoto o da casa grazie ai progressi della tecnologia delle comunicazioni. Anche fare una teleconferenza basata sul Web è spesso più veloce e più facile che riunire un gruppo di persone in un’unica posizione, principalmente nei fine settimana e nei giorni festivi, soprattutto quando i dipendenti possono trovarsi in tutto il mondo.
La maggior parte dei software di teleconferenza Web richiede che un’azienda o un individuo crei un account online. In genere è richiesta anche una quota associativa mensile o annuale, ma i prezzi sono generalmente convenienti. Il membro titolare dell’account è quindi in genere in grado di invitare altri a partecipare alla conferenza in una data e un’ora specifiche e spesso sono disponibili informazioni di accesso che i partecipanti possono utilizzare. A seconda del tipo di teleconferenza Web, tutti i partecipanti potrebbero dover disporre di un telefono, di una webcam e di un browser Web aggiornato.
Ci sono molte società di teleconferenza web tra cui scegliere, quindi fare acquisti in giro è importante per ottenere un buon affare. Molti servizi fanno parte di un ampio pacchetto aziendale e una vasta gamma di aziende offre abbonamenti di prova gratuiti in modo che gli utenti possano provare i servizi e confrontarli con le loro esigenze. Alcune aziende offrono anche formazione sull’utilizzo del software di teleconferenza offrendo teleconferenze utilizzando il software che offrono. I prezzi possono variare a seconda dell’azienda e degli altri servizi offerti.