Un sistema di ordini di acquisto è la sequenza di passaggi che un individuo deve seguire per richiedere l’acquisizione di beni e servizi per uso aziendale. Questi sistemi forniscono una pista di controllo per tracciare il movimento delle risorse finanziarie dell’azienda. Esistono più sistemi nell’ambiente aziendale per i sistemi. La maggior parte si concentra sul sistema contabile e documentale interno di un’azienda. La selezione del miglior sistema di ordini di acquisto richiede la considerazione di una serie di fattori relativi ai sistemi aziendali di un’azienda.
I proprietari e i dirigenti delle imprese dovrebbero decidere se desiderano utilizzare un sistema di ordini di acquisto manuale o automatizzato. I sistemi manuali generalmente includono l’uso di un quaderno di carta che contiene ordini di acquisto numerati in sequenza. Un dipendente compilerà il modulo, che in genere richiede fornitore, prezzo, quantità, descrizione e codice contabile, prima di inviarlo per l’approvazione. Questi documenti di solito includono una copia carbone conservata in archivio. Un sistema automatizzato funziona in modo simile, tranne per il fatto che i dipendenti utilizzeranno il software aziendale o di contabilità dell’azienda e compileranno un documento di ordine di acquisto elettronico.
Il numero di ordini di acquisto che un’azienda genererà attraverso le sue normali operazioni svolgerà un ruolo importante nella selezione di un sistema di ordini di acquisto. L’uso di un sistema manuale può diventare noioso e comportare la perdita di documenti, causando ai dipendenti di ricreare l’ordine di acquisto. Inoltre, le aziende devono in genere conservare questi documenti per diversi anni, a seconda delle leggi federali o statali applicabili. Un sistema automatizzato di ordini d’acquisto può alleviare alcuni di questi problemi, sebbene l’apprendimento e l’uso della versione computerizzata possano richiedere più formazione.
Altri fattori da considerare quando si seleziona un sistema di ordini di acquisto sono il numero di dipendenti che utilizzano gli ordini di acquisto e l’ubicazione dell’ufficio acquisti dell’azienda. Consentire a più dipendenti di accedere e creare ordini di acquisto può richiedere alle aziende di avere a disposizione più documenti cartacei o più nomi utente per accedere al modulo degli ordini di acquisto. Le grandi organizzazioni avranno spesso un reparto acquisti o un responsabile acquisti per gestire l’ordine di acquisto al momento dell’ordine. Avere più persone che consegnano gli ordini di acquisto può creare un overflow di informazioni nel reparto acquisti. Le società potrebbero dover limitare l’accesso nel sistema degli ordini di acquisto per evitare questo problema.
Le aziende dovranno anche considerare come gli ordini di acquisto confluiscono nel reparto contabilità. Gli individui del reparto contabilità devono poter accedere facilmente al sistema per poter rivedere gli ordini di acquisto prima di pagare le bollette. I revisori dovranno inoltre avere accesso per determinare come le informazioni fluiscono attraverso la società. L’incapacità di tenere traccia dell’ordine di acquisto attraverso ogni fase del sistema può comportare modifiche al documento che compromettono una parte significativa del processo di gestione della liquidità dell’azienda.