Un tempo il software di presentazione veniva utilizzato solo dalle aziende e coloro che ci lavoravano dovevano essere appositamente formati per farlo. Ora è abbastanza intuitivo e facile da usare anche per l’utente di computer alle prime armi da incorporare nella sua vita quotidiana. La scelta del miglior software di presentazione dipenderà fortemente dagli obiettivi dell’utente. Anche le sue capacità di lavorare con il software lo guideranno verso una scelta adeguata. Quando si seleziona il software, gli utenti dovrebbero avere una chiara comprensione delle attività previste e della loro familiarità con le funzionalità e le caratteristiche del software di presentazione.
Gli educatori potrebbero scoprire che il miglior software di presentazione è quello che consente loro di creare materiali supplementari per la classe. Le funzionalità che aiutano nella sostituzione di lavagne, poster, lavagne a fogli mobili, lucidi e diapositive antiquate possono aiutare a organizzare le lezioni, semplificare le lezioni e risparmiare tempo consentendo all’istruttore di insegnare piuttosto che mettere in pausa e impostare fisicamente e utilizzare materiali supplementari. Alcuni software potrebbero essere in grado di stampare diapositive in modo che gli studenti possano avere un altro supporto visivo di fronte a loro durante le lezioni.
Per gli imprenditori che desiderano utilizzare un software di presentazione durante le riunioni, la scelta migliore potrebbe essere quella interattiva. I proprietari o i manager delle aziende che si affidano al feedback dei dipendenti possono apprezzare i meccanismi di risposta del pubblico integrati offerti da alcuni software. Per le grandi aziende con sedi in tutto il mondo, alcune scelte software possono consentire lo svolgimento di presentazioni in remoto come con le conferenze Web.
Il miglior software per l’utente personale è probabilmente quello che mostra fotografie e video digitali in un formato di presentazione. Opzioni decorative illimitate che aiutano gli utenti a personalizzare le presentazioni possono rendere le presentazioni uniche e memorabili. Gli utenti possono anche essere in grado di salvare il proprio lavoro nei formati preferiti e fare copie delle presentazioni in modo che possano condividerle o regalarle ad amici o parenti.
Per gli utenti non inclini alla tecnologia, il miglior software di presentazione è un programma che include già immagini e modelli di clip art. In questi tipi di programmi software, tutto ciò che è necessario per creare una presentazione è già a portata di mano dell’utente. Gli utenti devono semplicemente inserire il loro contenuto e decidere alcune opzioni per fare in modo che il programma generi una presentazione valida per loro.