Il ruolo dell’assistente amministrativo si è evoluto drasticamente man mano che la tecnologia ha cambiato le procedure standard dell’ufficio. Gli assistenti amministrativi ora funzionano come manager di ufficio, editori desktop, esperti di comunicazione e superutente di software. Spesso è anche dovere dell’assistente amministrativo formare il personale su nuove apparecchiature per ufficio e programmi software aziendali. Ciò significa che i programmi di assistenza amministrativa più efficaci offriranno lezioni nelle ultime tecnologie per ufficio e forniranno agli studenti competenze e conoscenze software che saranno aggiornate se non in anticipo rispetto alle tendenze delle pratiche aziendali.
Il completamento di un programma di assistente amministrativo non è necessario per ottenere un lavoro, ma sono necessarie diverse competenze per funzionare effettivamente come assistente amministrativo. Se uno non ha precedenti esperienze in ufficio, il percorso migliore è il completamento di un programma di assistente amministrativo di laurea associato di due anni presso un college della comunità, un college tecnico o una scuola di formazione aziendale. I programmi meno costosi saranno probabilmente nei college della comunità pubblica, ma il costo non è sempre il fattore più importante. Il primo passo nella selezione è la creazione di un elenco di tutte le scuole locali che offrono un programma di assistenza amministrativa. Quindi, confronta tutte le classi offerte. I corsi dovrebbero includere le ultime versioni del software aziendale più popolare. Negli Stati Uniti, si tratta in genere di programmi di Microsoft Office come Word, PowerPoint, Access, Excel e Outlook.
Controllare le offerte di lavoro online per l’ubicazione di un candidato è un modo eccellente per creare un elenco dei programmi software più comuni e delle competenze desiderate. Alcune altre nozioni di base sono Adobe Acrobat per la creazione di moduli e HTML e CSS per lavorare con i siti Web. Molto dipende dal settore in cui si desidera lavorare. Ad esempio, una posizione di assistente amministrativo presso una società di marketing richiederà probabilmente attività di pubblicazione desktop più creative e una posizione in un ufficio di contabilità richiederà una maggiore conoscenza del software finanziario. È importante scegliere un focus prima di selezionare un programma di assistente amministrativo per garantire che i corsi siano disponibili nelle aree appropriate.
Le scuole che offrono stage con un programma di assistente amministrativo dovrebbero andare in cima all’elenco. Questo è il modo migliore per stabilire contatti, creare reti per lavori futuri e acquisire l’esperienza necessaria prima della caccia al lavoro. Se non ci sono scuole con stage disponibili, le scuole nelle aree metropolitane più grandi offriranno maggiori opportunità per creare la propria opportunità di stage per coloro che non hanno esperienza. Dopo aver abbinato l’offerta di corsi con le competenze desiderate e confrontato i costi, chiama le scuole in cima all’elenco e chiedi informazioni sull’assistenza per l’inserimento lavorativo e sui precedenti degli istruttori. Gli istruttori con credenziali Microsoft Certified Trainer (MCT) o Microsoft Office Specialist (MOS) sono garantiti per essere aggiornati sulle più recenti e migliori tecnologie software aziendali.