Un responsabile degli ordini, chiamato anche commesso, accetta gli ordini per il suo datore di lavoro e li elabora. Questo generalmente significa registrare i prodotti o servizi che un cliente ha ordinato; registrazione delle informazioni di spedizione e fatturazione; e inviare le informazioni a un database o inviarle al dipartimento successivo per la loro realizzazione. In molti casi, un responsabile degli ordini accetta ed elabora gli ordini che riceve per telefono. Questo non è sempre il caso, e una persona con questo titolo può anche prendere gli ordini di persona, via mail e persino via Internet. A volte una persona con questo titolo può anche gestire i reclami dei clienti o almeno inoltrarli al servizio clienti.
I responsabili dell’ordine sono generalmente incaricati di accettare ordini da persone che desiderano acquistare prodotti o servizi di un’azienda. Una persona con questo lavoro può prendere le informazioni fornite dal cliente, come le quantità degli articoli; informazioni di spedizione e fatturazione; e il tipo di pagamento e inseriscilo in un database di computer. Può calcolare il costo totale degli articoli o servizi che il cliente desidera acquistare, nonché eventuali tasse e spese di spedizione. Può quindi inserire queste informazioni nel sistema di elaborazione degli ordini dell’azienda e fornire al cliente una ricevuta. Quando gli ordini vengono elaborati per telefono, può fornire al cliente una conferma verbale dell’importo dovuto e inviare una ricevuta via e-mail.
Una volta che un elaboratore di ordini completa un ordine, di solito passa alla fase successiva di elaborazione. A tal fine, un responsabile dell’ordine può inviare l’ordine alla persona o al reparto successivo nella catena di evasione degli ordini. In alcuni casi, tuttavia, gli ordini possono essere archiviati in un database per essere recuperati ed evasi in base al programma unico di elaborazione degli ordini dell’azienda.
Molti elaboratori di ordini accettano ordini per telefono. Alcuni elaboratori di ordini possono, tuttavia, accettare gli ordini dai clienti di persona. A volte possono anche raccogliere gli ordini inviati tramite posta o via Internet ed elaborarli senza contatto con il cliente.
Non ci sono requisiti educativi specifici che una persona deve soddisfare per diventare un responsabile dell’ordine. Molti datori di lavoro, tuttavia, preferiscono coloro che hanno conseguito diplomi di scuola superiore o di sviluppo dell’istruzione generale (GED). I candidati per questo lavoro sono in genere tenuti a disporre di competenze informatiche e l’inserimento di dati e l’esperienza del servizio clienti possono offrire un vantaggio agli altri candidati. Nella maggior parte dei casi, i nuovi assunti per questa posizione ricevono una formazione pratica.