Der Ausgabenzyklus ist eine Art von Prozess, der hilft, zu definieren, was ab dem Zeitpunkt geschieht, an dem ein Unternehmen oder Verbraucher entscheidet, dass der Kauf einer bestimmten Ware oder Dienstleistung erforderlich ist, bis zu dem Punkt, an dem der Kauf vollständig bezahlt ist. Die Anzahl und Art der im Zyklus enthaltenen Schritte hängt von der Komplexität der Recherche und der letztendlichen Einholung der Kaufgenehmigung ab. Der Prozess kann aufgrund der Richtlinien und Verfahren, die bei der Entscheidung, wann und wie die Zahlung für diese Käufe geleistet wird, erforderlich sein, noch komplizierter werden.
Für viele Unternehmen beginnt der Ausgabenzyklus mit der Erteilung der Erlaubnis für einen bestimmten Einkauf. Normalerweise muss die Partei, die den Kauf tätigen möchte, ein sogenanntes Anforderungsformular bei einem Einkaufsagenten oder einer Abteilung einreichen. Wenn der Agent die Anforderung überprüft und feststellt, dass der angeforderte Artikel innerhalb der Preisrichtlinien und Budgetbeschränkungen des Unternehmens liegt, besteht der nächste Schritt im Zyklus in der Vergabe einer Bestellnummer. Zu diesem Zeitpunkt kann sich die Partei, die die ursprüngliche Anfrage eingereicht hat, mit dem autorisierten Verkäufer in Verbindung setzen und die Bestellung aufgeben. Beachten Sie dabei, dass die vom Einkäufer zugewiesene Bestellnummer als Teil der Details auf der Rechnung für die Bestellung anzugeben ist.
Sobald die Bestellung aufgegeben und der angeforderte Artikel geliefert wurde, besteht der nächste Schritt im Ausgabenzyklus darin, den Eingang des Artikels zu verbuchen und die Kosten einer bestimmten Abteilung oder Abteilung innerhalb der Unternehmensstruktur zuzuordnen. Abhängig von der Art des beteiligten Unternehmens kann der Artikel in einen aktiven Bestand aufgenommen werden, bis er tatsächlich an eine bestimmte Abteilung ausgezahlt wird. Beispielsweise können Rohstoffe, die bei der Herstellung von Waren verwendet werden, die das Unternehmen zum Verkauf anbietet, in einem Unternehmenslager aufbewahrt werden, bis sie freigegeben und an die Abteilung verrechnet werden, die als erstes Glied im Herstellungsprozess dient.
Die letzten Schritte in einem Ausgabenzyklus umfassen die Terminierung der Zahlung für die gekauften Waren. In einigen Fällen ist der Zyklus sehr kurz, wenn die Zahlung zum Zeitpunkt der Lieferung erfolgen muss. Zu anderen Zeiten kann dieser letzte Teil des Ausgabenzyklus aktuelle ausstehende Rechnungen basierend auf den von den Lieferanten zugewiesenen Fälligkeitsterminen arrangieren, wobei ein Kreditorenbuchhaltungsteam jede Rechnung prüft und zur Zahlung freigibt. Zu diesem Zeitpunkt soll die Zahlung am oder vor dem auf der Rechnung angegebenen Fälligkeitsdatum erfolgen. Abhängig von den Unternehmensrichtlinien kann diese Zahlung in Form einer elektronischen Überweisung auf das Konto des Verkäufers oder eines Papierschecks erfolgen, der erstellt und an die vom Verkäufer angegebene Überweisungsadresse gesendet wird. Normalerweise gilt der Ausgabenzyklus als abgeschlossen, sobald die Zahlung verarbeitet und von der ausstellenden Bank freigegeben wurde.