Die Beziehung zwischen Verkauf und Bestandsverwaltung ist wichtig, da ein Geschäftsinhaber nur dann wissen kann, welchen Bestand er hat, wenn er weiß, was er eingekauft und verkauft hat. Durch die ordnungsgemäße Erfassung der Verkäufe weiß der Geschäftsinhaber, wenn ein Artikel in seinem Inventar zur Neige geht, ob er den Artikel auffüllen sollte und wenn ja, wie viel er kaufen muss. Eine ordnungsgemäße Aufzeichnung jedes Mal, wenn ein Verkauf getätigt wird, kann diesen Prozess erleichtern. Es kann dem Geschäftsinhaber auch helfen, seine Rentabilität im Auge zu behalten und Entscheidungen über die Zukunft des Unternehmens zu treffen.
Die Back-End-Bestandsverwaltung umfasst die Abrechnung von Einkäufen von Rohstoffen, die schließlich in Waren für den Verkauf umgewandelt werden, und von Artikeln, die für den sofortigen Wiederverkauf gekauft werden. Rohstoffe werden während des Herstellungsprozesses auf ein Zwischenkonto für unfertige Erzeugnisse übertragen. Anschließend werden die Artikel in die Fertigwarenkategorie übernommen und verkauft. Vorgefertigte Artikel werden nach Erhalt und Einchecken sofort auf das entsprechende Bestandskonto gebucht. Von hier aus werden der Verkauf und die Bestandsverwaltung gleichzeitig mit der Erfassung von Einnahmen und der Entnahme des Artikels aus der Fertigware abgewickelt.
Wenn ein Vertriebsmitarbeiter eine Transaktion aufzeichnet, werden die Lagerbestände erneut angepasst. Die einzigen anderen Umstände, unter denen ein Produkt an der Verkaufsstelle aus dem Inventar entfernt wird, sind Beschädigung oder Diebstahl. Um Einnahmen und Verluste richtig zuzuordnen, muss die Verbindung zwischen Verkauf und Bestandsverwaltung stark sein, und die Mitarbeiter müssen alle Bestandsanforderungen in Bezug auf Verkäufe, Schäden und Diebstahl einhalten.
Es gibt nur eine Chance für ein Unternehmen – insbesondere ein großes Unternehmen mit vielen Artikeln –, Transaktionen am Point-of-Sale (POS) aufzuzeichnen und die Lagerbestände anzupassen. Von Mitarbeitern kann nicht erwartet werden, dass sie sich an jede Transaktion erinnern, daher ist ein zuverlässiges System unerlässlich. Die meisten POS-Systeme sind in ein Bestandsverfolgungssystem integriert, und Strichcodes stellen sicher, dass jedes Produkt ordnungsgemäß verbucht wird. Solange jeder Artikel ordnungsgemäß gescannt oder aufgezeichnet wird, werden die Lagerbestände genau eingehalten. Beschädigte Gegenstände müssen manuell aus dem Inventar entfernt werden, ebenso wie Gegenstände, die durch bekannten Diebstahl verloren gehen.
Obwohl es andere Möglichkeiten gibt, den Bestand nach dem Verkauf anzupassen, besteht die beste Methode darin, ein einfach zu befolgendes POS-Verfahren zu erstellen und ein starkes Verständnis zwischen Vertriebsmitarbeitern und Bestandsmanagement-Mitarbeitern zu fördern. Während eine Aufgabentrennung für die Aufrechterhaltung eines Check-and-Balance-Systems wichtig ist, muss jede Abteilung alle damit verbundenen Verfahren auf einer grundlegenden, wenn nicht sogar höheren Ebene verstehen. Sowohl die Verkaufs- als auch die Lagerverwaltungsabteilung müssen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Artikel ordnungsgemäß verbucht werden. Ungenaue Verkaufszahlen und Lagerbestände können zu überhöhten Gewinnaussagen führen und sich letztendlich auf die Gesundheit und Langlebigkeit des Unternehmens auswirken.