Es gibt zwei Hauptmethoden der Rechnungslegung: Cash-Basis und Accrual-Basis. Nach der Cash-Basis-Methode werden Erträge und Aufwendungen zum Zeitpunkt des Geldwechsels erfasst, unabhängig davon, wann die Erträge erwirtschaftet oder die Schulden entstanden sind. Bei der Accrual-Methode werden Einkommen und Schulden zum Zeitpunkt ihrer Erzielung oder Entstehung erfasst, unabhängig davon, wann sie gezahlt werden. Einige kleine Unternehmen können auch eine Mischform verwenden, die die beiden Methoden kombiniert.
Die meisten selbstständigen und nicht rechtsfähigen Kleinunternehmen verwenden die Bargeldbasis aufgrund ihrer Einfachheit. Wenn ein Auftragnehmer seine Arbeit am 20. Dezember beendet, aber erst am 20. Januar bezahlt wird, rechnet er die Einkünfte im Januar ein. Bilanz und Steuererklärung zu erstellen ist relativ einfach, denn er muss sich nur seine Einlagen und bezahlten Rechnungen ansehen, um den Jahresüberschuss oder -verlust zu ermitteln. Wenn jemand nicht zahlt, was er ihm schuldet, muss er die Bilanz des nächsten Jahres nicht mit einem Forderungsabzug berichtigen, weil er das ihm geschuldete Geld nie in seine Konten aufgenommen hatte. Diese Methode gibt zwar kein genaues Bild der monatlichen Ausgaben und der Rentabilität, lässt eine Person jedoch genau wissen, wie viel Bargeld sie jederzeit zur Verfügung hat.
Die Abgrenzungsmethode mag etwas schwieriger sein, aber die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze verlangen von allen Unternehmen, die Abgrenzungsmethode zu verwenden. Aufwendungen und Erträge werden zu dem Zeitpunkt erfasst, an dem sie anfallen oder erwirtschaftet werden. Wird beispielsweise im Juli Schnittholz für ein Bauprojekt angeliefert, wird der Aufwand im Juli erfasst, auch wenn die Rechnung erst im August oder später bezahlt wird. Wenn das Projekt im Dezember abgeschlossen ist, der Kunde jedoch laut Vereinbarung einen Zahlungsaufschub von 30 Tagen hat, werden die Einnahmen aus dem Projekt im Dezember gezählt und in die Steuererklärung dieses Jahres aufgenommen, sofern das Unternehmen das Kalenderjahr verwendet als Geschäftsjahr.
Andere Verbindlichkeiten, die vierteljährlich beglichen werden können, werden auch bei der Rückstellungsmethode und nicht erst bei der Zahlung der Verbindlichkeiten für jeden Monat der Verbindlichkeit bilanziert. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Jahresprämie von 1200 US-Dollar (USD) für die Sachversicherung zahlt, wird ein Konto eingerichtet, auf dem jeden Monat 100 US-Dollar für die Versicherung aufgewendet werden. Auf diese Weise hat die Accrual-Methode den Vorteil, dass sie ein viel genaueres Bild der monatlichen Betriebsausgaben liefert als die Cash-Methode. Eine auf der Periodenrechnung basierende jährliche Gewinn- und Verlustrechnung liefert auch ein genaueres Bild der Gesamtrentabilität des Unternehmens.
Jede Rechnungslegungsmethode hat einige Nachteile, und die Abgrenzungsmethode unterscheidet sich nicht. Ein Unternehmen kann auf dem Papier sehr gut aussehen und trotzdem bargeldlos und im Rückstand sein, insbesondere wenn die Kunden ihre Rechnungen nicht mehr fristgerecht bezahlen. Bei der Rückstellungsmethode wird davon ausgegangen, dass alle Konten in Ordnung sind, aber wenn ein Kunde in Verzug ist oder in Verzug ist, kann das Unternehmen möglicherweise auch seine Schulden nicht begleichen. Wenn ein Kunde mit einer Forderung in Verzug gerät, muss das Unternehmen einen Abzug für uneinbringliche Forderungen berechnen und aufzeichnen, um die Aufzeichnungen zu korrigieren und alle Steuern, die auf Einnahmen gezahlt wurden, die nie tatsächlich erhalten wurden, zurückzubekommen.