Die Dokumententranskription wandelt Papierdokumente in ein bearbeitbares digitales Format um. Dies kann aus Gründen der Lesbarkeit, der Umwandlung in digitale Dateien oder einer Vielzahl anderer Gründe erfolgen. Firmen stehen für diese Aufgabe gegen eine Gebühr zur Verfügung, oder Unternehmen können ihre Transkriptionsanforderungen intern erledigen. Bei bestimmten Arten von Dokumenten kann aufgrund der sensiblen Natur oder des Alters des Dokuments eine besondere Behandlung im Konvertierungsprozess erforderlich sein. In diesen Situationen kann es erforderlich sein, einen Spezialdienst in Anspruch zu nehmen.
Dieser Vorgang kann auf verschiedene Weise durchgeführt werden. Einige Unternehmen scannen Dokumente und verwenden ein Programm, um die gedruckten Informationen in eine bearbeitbare digitale Form umzuwandeln. Ein Techniker überprüft die maschinelle Transkription, um eventuelle Fehler zu korrigieren. Dies können Zeichentausch oder -ersetzungen, verschobene Felder und andere Probleme sein, die auftreten können. Das Computerprogramm kann möglicherweise aus den Korrekturen lernen und dies auf zukünftige Dokumententranskriptionsaufgaben anwenden, um die Fehlerrate zu reduzieren.
Eine weitere Option ist die manuelle Transkription, bei der eine Schreibkraft vom Originaldokument oder einem hochwertigen Faksimile aus eine neue digitale Kopie erstellt. Dies kann erforderlich sein, wenn Dokumente eine beengte oder ungewöhnliche Handschrift enthalten, mit der ein Computer möglicherweise Probleme hat, oder Sonderzeichen, die nicht häufig verwendet werden. Historische Dokumente in englischer Sprache können beispielsweise mehrere Zeichen enthalten, die im modernen Englisch nicht verwendet werden und die ein Computer nur schwer interpretieren könnte.
Historische Dokumente können besondere Sorgfalt erfordern, da Transkribierer eine Beschädigung des Originals vermeiden wollen. Durch Scannen und ähnliche Aktivitäten können Papiere ultraviolettem Licht ausgesetzt werden und müssen mit Vorsicht durchgeführt werden, um die Integrität des Originals zu bewahren. Transkriptionisten müssen auch ihre Hände sauber halten und können beim Umgang mit dem Material Handschuhe tragen. Die Digitalisierung durch die Transkription von Dokumenten kann historische Aufzeichnungen für Forscher und die breite Öffentlichkeit zugänglicher machen; Eine Einrichtung könnte zum Beispiel historische Briefe auf ihre Website hochladen, damit jeder, der daran interessiert ist, sie einsehen kann.
Behördendokumente können der Transkription von Dokumenten unterzogen werden. Dies kann sowohl historische Aufzeichnungen wie alte Volkszählungsdaten als auch neuere Dokumente umfassen, die nicht in digitalisierter Form vorliegen. Aufgrund der Sensibilität der Informationen kann es erforderlich sein, einen zertifizierten Transkriptionisten einzusetzen, um sicherzustellen, dass Dokumente bei der digitalen Erfassung nicht verändert werden. Personen, die beabsichtigen, digitalisierte Dokumente aus ihrem Heimatland für Aktivitäten wie die Beantragung der Staatsbürgerschaft zu verwenden, möchten möglicherweise einen Regierungsbeamten nach den Schritten fragen, die zur Validierung der Dokumententranskription erforderlich sind.