Ein Agent of Record (AOR) ist die Person oder das Unternehmen, die ein Versicherungsnehmer benennt, ihn in Bezug auf den Versicherungsschutz zu vertreten. Diese Person schließt mit einem Versicherungsvertreter einen Vertrag ab, der ihr die Erlaubnis erteilt, im Namen des Versicherungsnehmers zu handeln. Die Transaktion erfolgt in der Regel im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Versicherungspolice durch den Vermittler an die Person. Der eingetragene Agent hat die rechtliche Befugnis, für den Versicherungsnehmer zu handeln, und es ist üblich, dass Versicherungsunternehmen nur mit dieser Person kommunizieren.
Typische Befugnisse, die ein eingetragener Agent haben könnte, umfassen den Kauf und die Aufrechterhaltung von Versicherungsschutz für den Versicherungsnehmer. Ein AOR ist auch für den Umgang mit Problemen oder Fragen zur Police verantwortlich. Vielleicht am wichtigsten aus Sicht des Maklers, hat diese Person das Recht, Provisionen aus dem Verkauf und der Verwaltung der Versicherungspolice an den Versicherungsnehmer zu erheben.
Im Wesentlichen ermächtigt der Vertrag zwischen dem Versicherungsnehmer und dem Bevollmächtigten das Versicherungsunternehmen, Informationen über die Versicherungspolicen des Versicherungsnehmers an den AOR weiterzugeben. Wenn ein Versicherungsnehmer seinen Vertreter wechseln möchte, muss er ein Dokument unterzeichnen, in dem ein neuer benannt wird. Sobald der Versicherungsnehmer dieses Dokument unterzeichnet hat, ist der neue Vertreter befugt, im Namen des Versicherungsnehmers in Bezug auf alle Versicherungspolicen zu handeln. Der neue Vertrag gibt der Person die Erlaubnis, auf alle Informationen zu den Versicherungspolicen der Person zuzugreifen und die Policen ab diesem Zeitpunkt zu verwalten. Dieser Vertrag erlischt auch automatisch die gesetzlichen Befugnisse der vorherigen Person, im Namen des Versicherten zu handeln.
Die Befugnisse eines eingetragenen Agenten, im Namen eines Versicherungsnehmers zu handeln, können je nach Versicherungsrecht eines bestimmten Standorts unterschiedlich sein. Daher kann er oder sie an einem Ort bestimmte Maßnahmen für einen Versicherungsnehmer ergreifen, die ein Vertreter an einem anderen nicht durchführen kann. Darüber hinaus hängen die Anforderungen, die ein Versicherungsnehmer erfüllen muss, um seinen Agenten zu wechseln, auch von den regionalen Gesetzen ab. Viele Orte haben standardisierte Formulare, die Versicherungsnehmer verwenden müssen, um ihre eingetragenen Agenten zu ändern; diese werden oft als Agent of Record Letters bezeichnet. Ob das Gesetz die Verwendung einer bestimmten Form vorschreibt, wird wiederum von Ort zu Ort unterschiedlich sein.