Ein Asset-Management-System ist eine Reihe von Verfahren zur Verwaltung des gesamten Vermögens eines Unternehmens oder einer Einzelperson. Diese Assets können sowohl physische als auch digitale Assets umfassen. Das Asset-Management-System muss die Details jedes Assets verwalten und pflegen, einschließlich Auswahl, Wartung, Inspektion, Schutz und Erneuerung. Diese Systeme sind am nützlichsten, wenn ein Unternehmen über Vermögenswerte verfügt, die eine kurze Nutzungsdauer haben und deren Wert über die Lebensdauer des Vermögenswertes abfällt.
Ein System kann ein physisches System sein, bei dem die Assets mit einer Reihe von Prozessen verfolgt und manuell dokumentiert werden. Das System kann in einer Software untergebracht sein, die alle Vermögenswerte des Unternehmens elektronisch verfolgt. Ein Asset-Management-Softwaresystem ermöglicht es dem Unternehmen, alle Unternehmensressourcen von einem Standort aus zu verfolgen und zu berichten, anstatt die Informationen von mehreren Standorten aus zu sammeln.
Ein Asset-Management-System führt eine Aufzeichnung jedes der Assets, wie sie vom Unternehmen in das System eingegeben wurden. Das Anlagenverwaltungssystem kann Informationen über Anlagenwartungspläne, Wartungsaufzeichnungen, den aktuellen Wert der Anlage und einen Plan für den Anlagenaustausch enthalten. Innerhalb des Softwarepakets können bestimmte Berichte oder Auslöser festgelegt werden, um regelmäßige Wartungs- und Austauschzyklen aufrechtzuerhalten.
Das Asset Management System ist nur so gut wie die darin enthaltenen Informationen. Es ist zwingend erforderlich, dass das Unternehmen gute Informationen über seine Vermögenswerte in das System eingibt. Diese Informationen sollten auch regelmäßig gepflegt und bei jeder Änderung des Unternehmensvermögens aktualisiert werden. Wenn die Informationen nicht ordnungsgemäß gepflegt werden, hat das Unternehmen keinen guten Wert für sein Geschäftsvermögen in seinen Büchern.
Die Verwaltung digitaler Asset-Informationen im Asset-Management-System hilft dem Unternehmen im Falle einer Prüfung oder Katastrophe oder in einem Rechtsstreit. Wenn das Asset-Management-System nicht nur die Informationen zu einem bestimmten Computer, sondern auch die auf diesem Computer installierte Software enthält, ist es für das Unternehmen bei jedem Ermittlungsprozess viel einfacher, auf spezifische Anfragen zu reagieren. Im Katastrophenfall wie einem Brand oder einem Computerabsturz kann das Unternehmen den Computer eines bestimmten Mitarbeiters viel schneller mit genauen Asset-Informationen ersetzen.
Die Wahl zwischen einem physischen oder einem softwaregesteuerten Asset-Management-System muss von jedem Unternehmen oder jeder Person mit Vermögenswerten getroffen werden. Generell gilt: Je mehr Assets man verwalten muss, desto eher entscheidet man sich für ein digitales System. Ein gutes physisches Asset-Management-System, das von jedem Standort verwaltet werden kann, kann sich jedoch für einige Unternehmen als besser erweisen.