Ein Verkaufsbuch ist ein Buchhaltungstool, das in Unternehmen verwendet wird, um getätigte Verkäufe oder an Kunden gesendete Rechnungen zu verfolgen. Ein Verkaufsbuch kann je nach Größe und Art des Unternehmens sehr einfach oder komplex sein. Früher wurden Verkaufsbücher handschriftlich in Notizbüchern mit verschiedenen Spalten geschrieben, aber heute ist es viel üblicher, die Ausgaben mithilfe einer elektronischen Kalkulationstabelle oder Buchhaltungscomputerprogrammen zu verfolgen, die bei Bedarf einfacher zu organisieren, zu sortieren und zu ändern sind. Im Allgemeinen enthält diese Art von Ledger eine Reihe verschiedener Spalten, einschließlich des Datums, der Rechnungsnummer, falls zutreffend, einer Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung und des dafür erhaltenen Betrags.
Für ein Unternehmen ist es aus mehreren Gründen wichtig, ein gründliches Verkaufsbuch zu führen. Es hilft nicht nur, Gewinne und Verluste zu verfolgen, sondern kann auch dazu beitragen, Kauftrends oder andere Arten von Verkaufsdaten aufzudecken, die beispielsweise Hinweise auf erfolgreiche Werbekampagnen oder Ladenauslagen geben können. Darüber hinaus kann das Ledger ein hilfreiches Werkzeug für die Erstellung von Steuererklärungen am Jahresende sein und auch für die Detaillierung von Gewinnen und Ausgaben im Falle einer Betriebsprüfung von unschätzbarem Wert sein.
Einige Unternehmen müssen ein Verkaufsbuch für die Rechnungsstellung an Kunden erstellen. In diesem Fall können einige unterschiedliche Spalten hilfreich sein; allgemein wichtig sind das Standarddatum, die Rechnungsnummer und die Leistungsbeschreibung. Maßgeblich ist auch das Versanddatum der Rechnung sowie das Datum des Zahlungseingangs und die Höhe der Zahlung. Auch eine Beschreibung der Zahlungsart wie Scheck, Kredit oder Bargeld ist für die Buchhaltung wichtig. Ein Verkaufsbuch für physische Verkäufe kann etwas anders aussehen, da diese in der Regel am Point of Sale bezahlt und nicht später in Rechnung gestellt werden, obwohl die allgemeinen Rechnungslegungsgrundsätze dieselben sind.
Generell empfiehlt es sich, das Verkaufsbuch so oft wie möglich zu aktualisieren, mindestens einmal täglich, wenn nicht bei jedem Verkauf. Automatisierte Point-of-Sale-Softwareprogramme können am Ende des Tages möglicherweise einfach eine Verkaufsaufzeichnung ausdrucken, was den Vorgang vereinfachen kann. Andernfalls sollten sich Unternehmen einmal am Tag hinsetzen und die Verkäufe notieren und dann am Ende der Woche das Buch so gut wie möglich ausbalancieren. Dies hilft sicherzustellen, dass keine kostspieligen Fehler gemacht werden.