Ein Auditsystem ist normalerweise ein Computerprogramm, das bei der Durchführung von Auditverfahren helfen soll. Diese Art von Software wird von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Wirtschaftsprüfern und internen Revisionsabteilungen gekauft. Der Hauptzweck eines Auditsystems besteht darin, Daten zu sammeln, eine zufällige Datenstichprobe für jedes Auditverfahren durchzuführen, Aktivitäten zu verfolgen und bei der Erstellung des Abschlussberichts zu helfen. Es steht eine breite Palette von Auditsystemen zur Verfügung, von kleinen Systemen, die für ein mittelständisches Unternehmen entwickelt wurden, bis hin zu großen Unternehmenssystemen für den Einsatz in multinationalen Organisationen.
Um mit einem Revisionssystem arbeiten zu können, ist eine Ausbildung in Rechnungslegung und Revision erforderlich. Obwohl die Art der Prüfung variieren kann, wird ein Prüfungssystem am häufigsten für Finanz- oder Aufsichtsprüfungen verwendet. Bei dieser Art von Audit werden riesige Datenmengen in das System hochgeladen und zur Erstellung einer Testreihe verwendet. Für viele Auditoren ist eine zusätzliche Schulung im Auditsystem erforderlich. Dies kann durch eine Reihe von Kursen, durch Durchsicht der Benutzerdokumentation oder durch Seminare abgeschlossen werden.
Um über ein effektives und zuverlässiges Auditsystem zu verfügen, muss die Software auf einem unabhängig verwalteten Computernetzwerk mit strengen Sicherheitsanforderungen für den Zugriff auf das System installiert werden. Daten aus dem Transaktionssystem werden über einen sicheren Prozess hochgeladen, um sicherzustellen, dass keine Informationen geändert werden. In vielen großen Firmen wird dies durch ein planmäßiges Programm ergänzt.
Die primäre Aufgabe eines Auditsystems besteht darin, den Datensatz für einen bestimmten Audittest zu definieren und eine zufällige Datenauswahl durchzuführen. Die Kriterien für die Datenauswahl werden vom Auditor festgelegt, und das Programm selbst verwendet verschiedene Abfragen und statistische Methoden, um sicherzustellen, dass die Auswahl wirklich zufällig ist. Allein dieser Prozess spart bei einem Audit erheblich Zeit und Aufwand.
Während der Auditor den Auditplan durcharbeitet, muss er oder sie den Projektplan mit der erforderlichen Zeit und den abgeschlossenen Arbeiten aktualisieren. Ein Auditsystem kann diese Informationen automatisch verfolgen und verwalten. Dem Auditleiter wird ein Bericht mit einer Auflistung der für das Audit aufgewendeten Zeit, der geleisteten Arbeit und dem Namen des Auditors vorgelegt. Diese Art von Bericht ist bei jedem Audit erforderlich und sehr hilfreich.
In einem Auditsystem stehen eine Vielzahl von Berichten und Ausgabemöglichkeiten zur Verfügung. Diese Tools sollen bei der Erstellung des abschließenden Auditberichts helfen, der für jedes Audit erforderlich ist. Die Zusammenstellung der Audittests, Nachweise und Schlussfolgerungen ist eine enorme Zeitersparnis.