Ein Barauszahlungsjournal ist ein Buchführungsnachweis über die Barauszahlungen. Es kann auch als Scheckregister bezeichnet werden, da es üblicherweise einen Platz zum Aufzeichnen von Schecknummern enthält, da nur wenige geschäftliche Zahlungen in bar erfolgen können. Dieses Dokument umfasst einen Teil der gesamten Buchhaltungsunterlagen eines Unternehmens. Solche Aufzeichnungen ermöglichen es Buchhaltern, Ausgaben zu verfolgen, wichtige Ereignisse aufzuzeichnen und die Bücher zu bilanzieren, um genaue Informationen über verfügbare Gelder und andere besorgniserregende Angelegenheiten zu erhalten.
In einem elektronischen Geldauszahlungsjournal werden diese Aufzeichnungen in einer Buchhaltungssoftware geführt. Diese Software kann mit einer Bank kommunizieren, um Kontoauszüge und Kontoinformationen herunterzuladen. Diese Programme können nach Bedarf aus den verschiedenen Aufzeichnungen ziehen, damit ein Buchhalter Berichte erstellen, sich auf Steuern vorbereiten und andere Aktivitäten im Zusammenhang mit der Aufzeichnung von Aufzeichnungen durchführen kann. Es ist auch vollständig durchsuchbar und verfügt über Filter, um Einträge nach Art der Ausgaben, Betrag und anderen Kategorien zu sortieren.
Neben elektronischen Versionen können auch Barauszahlungsjournale in Papierform geführt werden. Zu diesem Zweck verkaufen Bürofachgeschäfte in der Regel Buchhaltungsbücher. Geschäftsinhaber können auch ein allgemeines Notizbuch verwenden oder ein benutzerdefiniertes Formular entwerfen, das in einem Ordner verwendet wird, um Barausgaben zu verfolgen. Papierkopien können von kleineren Unternehmen mit relativ geringem Transaktionsvolumen verwendet werden. Diese Unternehmen können sich möglicherweise keine Buchhaltungssoftware leisten oder stellen fest, dass die Kosten für den Erwerb und das Erlernen eines Programms die Vorteile, die es möglicherweise bietet, nicht überwiegen.
Im Barauszahlungsjournal bietet jede Zeile Platz, um Datum, Zahlungsempfänger und Betrag einer Auszahlung zu vermerken. Es ist auch Platz vorhanden, um die Art einer Zahlung zu besprechen. In einigen Fällen kann dies durch Einfügen des Betrags in eine Spalte wie Miete, Nebenkosten oder Büromaterial erfolgen. Jede Spalte kann am Ende eines bestimmten Zeitraums summiert werden, um die Gesamtausgaben zu verfolgen und eine detaillierte Aufzeichnung zu erstellen. Dies kann für die Organisation während der Steuersaison nützlich sein, wenn die separaten Spalten Unternehmen dabei helfen, Einkäufe von Natur aus schnell zusammenzuzählen, um sie angemessen abzuziehen.
Obwohl ein Barauszahlungsjournal normalerweise für geschäftliche Zwecke entwickelt wurde, kann es auch als persönliches Finanzinstrument nützlich sein. Manche Leute finden es hilfreich, detaillierte persönliche Finanzaufzeichnungen aus Budgetierungs- und anderen Gründen zu führen. Organisierte Aufzeichnungen können besonders wertvoll für Personen sein, die Bereiche ihres Budgets finden möchten, die sie kürzen können, um die Gesamtkosten zu senken. Beispielsweise können sehr hohe Ausgaben für das Essen in Restaurants oder den Kauf neuer Kleidung offensichtlich werden, wenn diese Käufe separat in einem Barauszahlungsjournal erfasst und mit anderen verglichen werden.