Buchhaltungsunterlagen sind Dokumente und unterstützende Materialien, die von Einzelpersonen und Unternehmen bei der Erstellung von Jahresabschlüssen, Steuerunterlagen usw. verwendet werden. Laut Gesetz sind Unternehmen verpflichtet, solche Aufzeichnungen für einen festgelegten Zeitraum, oft sieben Jahre, aufzubewahren, um sie zur Einsichtnahme und Prüfung zur Verfügung zu stellen. Öffentlich gehandelte Unternehmen können stichprobenartigen Inspektionen durch Aufsichtsbehörden unterzogen werden, und diese Inspektionen umfassen eine Überprüfung der Buchführungsunterlagen auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Diese Aufzeichnungen können elektronisch, in Papierform oder eine Mischung aus beidem sein. Sie umfassen jegliche Dokumentation im Zusammenhang mit Finanztransaktionen, von Gehaltsabrechnungen bis hin zu Tagesabschlussausdrucken aus Registrierkassen. Bankauszüge sind ebenso in den Buchführungsunterlagen enthalten wie ähnliche Aussagen zu Investitionen. Buchhaltungsbücher gelten auch als Buchhaltungsunterlagen. Im Wesentlichen handelt es sich um einen Buchführungsdatensatz, wenn er einen Datensatz über die Finanzaktivitäten eines Unternehmens enthält.
Von den Unternehmen wird erwartet, dass sie diese Dokumentation in gutem Zustand halten. Buchhalter und Hilfspersonal überwachen in der Regel die Führung solcher Aufzeichnungen und verwenden die Dokumente bei der Vorbereitung von Dingen wie Erklärungen für Anleger und Steuererklärungen. Wenn die Aufzeichnungen nicht vollständig sind, sind die Abschlüsse des Unternehmens ungenau und dies kann rechtliche und finanzielle Sanktionen nach sich ziehen.
Bei der Pflege, Handhabung und Verwendung von Buchhaltungsunterlagen müssen Verfahren befolgt werden, die als allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) bekannt sind. Diese Verfahren standardisieren grundlegende Buchhaltungsaufgaben, um sicherzustellen, dass sie von allen Buchhaltern überall einheitlich durchgeführt werden, und beseitigen die Möglichkeit, die sogenannte „kreative Buchführung“ zu verwenden, um Verluste zu verschleiern und finanzielle Fakten auf andere Weise zum persönlichen Vorteil falsch darzustellen.
Wenn ein Audit angeordnet wird, werden alle Buchhaltungsunterlagen zur Überprüfung angefordert. Auditoren prüfen das Material und nehmen fehlendes Material, verwirrende Aufzeichnungen oder unsachgemäß geführte Aufzeichnungen zur Kenntnis. Alle diese Informationen werden bei der Erstellung eines Prüfungsurteils abgewogen. Aufsichtsbehörden, die an Finanzpraktiken interessiert sind, können die Prüfungsergebnisse überprüfen, um Informationen zu sammeln. Diese Informationen können zur Verfolgung von Unternehmen verwendet werden, die betrügerischer Buchführungspraktiken verdächtigt werden, oder um Unternehmen zu entlasten, die mit solchen Anschuldigungen konfrontiert sind.
Privatpersonen wird in der Regel empfohlen, Buchführungsunterlagen aufzubewahren, da diese von den Steuerbehörden geprüft werden können. Wenn Personen nicht über die Unterlagen verfügen, um Ansprüche auf ihre Steuern zu belegen, können gegen sie Strafen verhängt werden. Zumindest kann ihre Steuerschuld angepasst werden, was sie dazu zwingt, mehr Steuern zu zahlen. Wenn ihre Aufzeichnungen betrügerisch erscheinen und nicht einfach nur nachlässig geführt werden, können sie rechtliche Konsequenzen haben.