Ein Beschaffungsbüro oder eine Einkaufsabteilung ist normalerweise innerhalb des Finanzportfolios eines großen Unternehmens oder einer großen Organisation organisiert. Für die Beschaffung gibt es zwei Organisationsstrukturen: zentral und werksspezifisch. In einer zentralen Beschaffungsstelle werden alle Einkaufsanfragen und -aktivitäten von einer zentralen Verwaltungsgruppe verwaltet. In einer werksspezifischen Struktur hat jede physische Einrichtung ihr eigenes Beschaffungsbüro.
Innerhalb der zentralisierten Beschaffung gibt es typischerweise fünf Rollen: Einkäufer, Beschaffungsbeauftragter, Beschaffungsmanager, Direktor und Beschaffungsanalyst. Alle fünf Mitglieder eines Beschaffungsteams erbringen Dienstleistungen für jede Abteilung innerhalb der Organisationsstruktur. Die Benutzer der Abteilung können ihre Kaufanfragen elektronisch oder per Telefon, Fax oder E-Mail übermitteln. Das zentrale Beschaffungsbüro ist darauf ausgelegt, die Anforderungen des Kunden zu verwalten und gleichzeitig die Einhaltung der Beschaffungspolitik sicherzustellen.
Um sich für eine Stelle im Einkauf zu qualifizieren, müssen alle Kandidaten mindestens ein Hochschuldiplom in Wirtschaft oder Einkauf abschließen. Professionelle Beschaffungsmitarbeiter haben in der Regel eine Berufsbezeichnung wie Certified Procurement Professional (CPP). Im zentralisierten Modell ist der Käufer eine Einstiegsposition. Beschaffungsbeauftragter und Analyst sind beide professionelle Positionen, wobei der Beschaffungsmanager Aufsichtsverantwortung trägt. Der Einkaufsleiter gibt die strategische Richtung vor und ist an hochwertigen Verhandlungen beteiligt.
In einer werksspezifischen Struktur ist die ranghöchste Person im Büro normalerweise ein Einkaufsleiter. Jeder Einkaufsleiter kann einen oder zwei Einkaufsbeauftragte und mehrere Einkäufer im Personal haben. Die Gesamtzahl der Mitarbeiter hängt von der Größe der Einrichtung und dem Einkaufsvolumen ab. Die Einkaufsmanager berichten in der Regel an den Finanzvorstand oder Controller innerhalb des Werks oder der Einrichtung.
Unabhängig von der Organisationsstruktur besteht die primäre Aufgabe der Beschaffungsmitarbeiter darin, die bestmögliche Kombination aus Preis, Qualität und Service zu finden. Von jedem Mitglied des Büros wird erwartet, dass es seine oder ihre Kundengruppe bedient, die Anforderungen versteht und mit der Lieferantengemeinschaft kommuniziert. Die Suche nach den besten Lieferanten und der Abschluss einer Bestellung umfasst eine Reihe von Schritten, die einen offenen, gerechten Prozess gewährleisten sollen.
Die Einkaufsanalyse ist in erster Linie eine zentrale Funktion und kann als Finanzdienstleistungsverantwortung organisiert werden. Diese Person erstellt Berichte, um Ausgabenaktivitäten im Vergleich zu Verträgen und allgemeinen Ausgaben zu verfolgen und die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen. In dieser Funktion sind häufig zusätzliche Schulungen in Statistik und Datenmanagement erforderlich. Diese Berichte werden normalerweise der Geschäftsleitung zur Verfügung gestellt, um sowohl die tatsächlichen Ausgaben zu verfolgen als auch die Leistung des Beschaffungsamts zu überwachen.