Ein Beschaffungssystem ist typischerweise ein computergestütztes System, das zur Verwaltung des Beschaffungsprozesses entwickelt wurde. Beschaffung ist ein Begriff, der verwendet wird, um Einkaufsaktivitäten für ein Unternehmen oder eine Organisation zu beschreiben. Es gibt zwei Haupttypen von Beschaffungssystemen: elektronische Beschaffung und Standardbeschaffung. Beide Arten von Systemen sind weit verbreitet und werden oft in ein Enterprise Resource Planning (ERP)- oder Buchhaltungssoftwareprodukt integriert.
Obwohl die bereitgestellte Funktionalität je nach Software unterschiedlich ist, umfasst ein typisches Beschaffungstool Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungsbearbeitung. Zusätzlich zu diesen Kernanforderungen enthalten die meisten Systeme eine Reihe von Berichterstellungstools. Integrierte Genehmigungsprozesse, Kontrollen und Mittel zur Mittelverwaltung sind in den größeren Produkten normalerweise Standard.
Das Hauptkonzept der Beschaffung besteht darin, dass fortschrittliche Planung, Terminplanung und Gruppeneinkauf zu Kosteneinsparungen, einem effizienteren Geschäftsbetrieb und damit einer höheren Rentabilität führen. Ein Beschaffungssystem wird verwendet, um diesen Prozess zu verwalten, indem es die Bearbeitungszeit für Rechnungen bereitstellt, die Gesamtausgaben nach Warenart sowie die finanziellen Verpflichtungen und das Cashflow-Management verfolgt. Die vollständige Implementierung eines Beschaffungssystems führt in der Regel zu erheblichen Änderungen des bestehenden Geschäftsprozesses, da das System bestimmte interne Kontrollen und Verfahren erfordert.
Ein elektronisches Beschaffungssystem wird auch als E-Procurement bezeichnet. Dieser Begriff wird verwendet, um Software zu beschreiben, die es Einkäufern ermöglicht, über das Internet auf Lieferantenkataloge zuzugreifen und elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Die Einkäufer wählen ihre Materialien aus, geben die für den Einkauf zu belastenden Konten an und legen im Buchhaltungssystem eine Bestellung an. Alle beschaffungsbezogenen Aktivitäten werden im elektronischen System abgewickelt, wodurch der Papierkram reduziert und die Effizienz gesteigert wird.
Die elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglicht es ausgewählten Unternehmen, die Rechnungsprüfung und -genehmigung weiter zu rationalisieren. Die Daten durchlaufen dann eine Reihe von Online-Genehmigungen, bevor sie im Buchhaltungssystem zur Zahlung verarbeitet werden. Diese Art von Beschaffungssystem ist in großen Unternehmen sehr beliebt, in denen Beschaffungsverträge zur Verwaltung der Ausgabenaktivitäten bestehen. Für diese Unternehmen bietet die Reduzierung der Personalzeit für die Rechnungsbearbeitung eine hervorragende Kapitalrendite.
Ein standardmäßiges Beschaffungssystem ist vollständig in das von der Organisation verwendete Buchhaltungssoftwarepaket integriert. Alle Einkaufsaktivitäten werden über dieses Modul verfolgt und verwaltet, sodass das Unternehmen die Ausgaben kontrollieren und Möglichkeiten für größere Einsparungen verfolgen kann. Berichte, Analysen und interne Kontrollen sind alle in diese Art von Software integriert und basieren auf Best Practices. Die Implementierung eines Beschaffungssystems ist eine der einfachsten Möglichkeiten, die betriebliche Effizienz zu verbessern.