Ein Buchhaltungskoordinator ist ein Fachmann, der den gesamten Betrieb der Finanzprozesse einer Organisation unterstützt, einschließlich Kreditoren-, Debitoren- und Gehaltsabrechnung. Er oder sie kann bei einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft angestellt sein, die von anderen Organisationen für deren Buchhaltungsanforderungen ausgelagert wird, oder sie können in der Buchhaltungsabteilung einer Organisation in einer beliebigen Branche angestellt sein.
Unter der Leitung eines Vorgesetzten wie eines Accounting Managers oder Chief Financial Officer ist der Accounting Coordinator für den Großteil der Buchhaltungskommunikation zwischen einer Organisation und ihren Kunden, Lieferanten und Kreditgebern verantwortlich. Er oder sie kann mit Lieferanten und Kreditgebern in Bezug auf Verbindlichkeiten, Kunden in Bezug auf Forderungen und Mitarbeiter in Bezug auf die Gehaltsabrechnung zusammenarbeiten. Jemand in dieser Position trifft normalerweise keine Entscheidungen bezüglich des Zeitplans für die Einziehung und Ausführung der Zahlungen einer Organisation, was normalerweise die Entscheidung des Buchhaltungsleiters und der Führungskräfte ist.
Einem Buchhaltungskoordinator wird oft die Verantwortung für die Buchhaltung übertragen und er muss alle Forderungen und Verbindlichkeiten im Auge behalten. Nach Erhalt oder Versand einer Rechnung gibt der Koordinator die Informationen in die Computerdatenbank ein, die die Organisation für die Buchhaltung verwendet, und legt alle Papierkopien ab. Er oder sie kann dafür verantwortlich sein, den Buchhaltungsleiter zu erinnern, wenn eine Zahlung überfällig ist, oder einer Forderung nachzugehen. Buchhaltungskoordinatoren sind auch dafür verantwortlich, die Gültigkeit einer Verbindlichkeit oder Forderung sicherzustellen, was die Bestätigung mit anderen Mitgliedern der Organisation umfassen kann, dass eine Eingangsrechnung für rechtmäßige Produkte oder Dienstleistungen gilt, bevor sie als fällig angesehen wird.
Personen in dieser Position können die direkte Einzahlung von Mitarbeitern mit einem ausgelagerten Lohnabrechnungsunternehmen koordinieren oder Gehaltsschecks drucken und an die Mitarbeiter verteilen. Obwohl ein Buchhaltungskoordinator nicht für die Finanzprognosen und -praktiken einer Organisation verantwortlich ist, kann er oder sie vertrauliche Informationen über die Finanzlage der Organisation erhalten. Während der Steuerzeit oder bei Prüfungen ist der Buchhaltungskoordinator dafür verantwortlich, alle relevanten Unterlagen zusammenzustellen, die bei der Regierung eingereicht werden müssen, einschließlich Kopien von Quittungen, Gehaltsabrechnungen und allen anderen Materialien, die von der Organisation benötigt werden, um Steuern einzureichen oder während einer Prüfung bereitzustellen.