Ein Einrichtungskoordinator ist für die Aufrechterhaltung des effizienten und reibungslosen Betriebs einer Art von physischer Baustelle verantwortlich. Die genauen Aufgaben des Koordinators können je nach Geschäftsart unterschiedlich sein. Die meisten Menschen in dieser Position arbeiten entweder im Gastgewerbe, in einem Büro oder in einer Industrieumgebung. Die Ausbildung für jemanden mit diesem Job umfasst oft mindestens einen Abschluss als Associate in Business oder einem ähnlichen Bereich.
In einem Gastgewerbe wie einem Hotel, Bankettsaal oder einer Sportarena ist der Einrichtungskoordinator oft für die Planung von Veranstaltungen verantwortlich, sorgt dafür, dass die Räume eingerichtet und das Essen bestellt oder zubereitet wird. Der Koordinator ist oft der zentrale Ansprechpartner zwischen den Kunden und dem Unternehmen und kümmert sich um alle Probleme, die sowohl vor als auch während der geplanten Veranstaltungen auftreten. Ein Einrichtungskoordinator in dieser Funktion kann auch als Veranstaltungskoordinator bezeichnet werden.
In einer Büroumgebung kann ein Einrichtungskoordinator auch als Büroleiter bezeichnet werden. Die Aufgabe des Koordinators besteht in diesem Fall darin, sicherzustellen, dass die Büromaterialien ordnungsgemäß gelagert werden und sich die Mitarbeiter termingerecht melden. Sicherzustellen, dass Computer und andere Büromaschinen wie erwartet funktionieren, ist ebenfalls eine typische Arbeitsaufgabe. Häufig ist diese Person auch für einige Aspekte der Budgetierung verantwortlich, wahrscheinlich auf jährlicher Basis. Der Koordinator kann das Budget für Personal und Material festlegen.
Ein industrielles Umfeld bietet einige andere Herausforderungen für einen Einrichtungskoordinator. Diese Person kann nicht nur dafür verantwortlich sein, sicherzustellen, dass die Ausrüstung verfügbar und in ordnungsgemäßem Zustand ist, sondern auch für die Einhaltung der Sicherheitsstandards. Der Sicherheitsaspekt ist besonders bei behördlichen Kontrollen sehr wichtig, bei denen Verstöße zu erheblichen Bußgeldern für das Unternehmen oder sogar zur Einstellung des Betriebs führen können.
Während die meisten Einrichtungskoordinatoren zumindest über einen gewissen Grad an College-Ausbildung verfügen, hängen die erforderliche Menge und das gewünschte Hauptfach eines Unternehmens oft von der jeweiligen Arbeitsumgebung ab. Wer ein industrielles Umfeld sucht, braucht möglicherweise ein sehr spezialisiertes Hauptfach, vielleicht sogar ein Wirtschaftsingenieurstudium. Andere finden möglicherweise einen Abschluss in Hospitality Management oder Informationstechnologie. Diese Abschlüsse können zwei bis mindestens vier Jahre dauern.
Zusätzlich zu diesen Aufgaben kann ein Einrichtungskoordinator Teil des mittleren Managements oder des oberen Managementteams sein. Als solcher nimmt der Koordinator an Treffen mit anderen Führungskräften teil, um Strategie und Budgetierung zu besprechen. Zwar nehmen nicht alle Koordinatoren an diesen Treffen teil, doch viele tun es. Dies mag aus zeitlicher Sicht nur ein kleiner Teil der Arbeit sein, aber sehr wichtig sein, wenn es darum geht, das Management-Team als eine zusammenhängende Einheit zu halten.